YAZARLARIMIZ
Ayşe Asuman Yardımcı
Yeminli Mali Müşavir
asumanyardimci@hotmail.com



Fiziki Ortamda ve Elektronik Ortamda Tutulması Gereken Defterler ve Tasdik Zamanları

Tarih: 12.12.2014 

TTK ile VUK Hükümlerine Göre Fiziki Ortamda ve Elektronik Ortamda Tutulması Gereken Defterler ve Tasdik Zamanları 

Türk Ticaret Kanununda ve Vergi Usul Kanununda tutulması gereken defterler belirlenmiştir. Bu defterlerin hem vergi kanunları hem de ticaret kanunu ve diğer kanunlar açısından geçerli kabul edilmeleri için belirlenen sürelerde tasdik ettirilmiş olmaları gereklidir.

Bilindiği gibi, fiziki ortamda tutulacak defterlerin tasdik zamanları ve şekilleri TTK’nun 64-67, VUK’nun 182-225. maddeleri ile belirlenmiştir.

Maliye Bakanlığınca yapılan düzenleme sonucunda 2015 yılında çok sayıda firmanın yevmiye defterini ve defter-i kebiri elektronik ortamda tutmaları gerekmektedir. Elektronik ortamda tutulacak defterler için 1 ve 2 Seri Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğlerinde yapılan açıklamalar çerçevesinde noter onayı gerekmeyecek, yerine geçecek berat oluşturma işlemleri yapılacaktır.

Fiziki ortamda tutulması gereken defterler ve bu defterlerin tasdik zamanları ile elektronik ortamda tutulması gereken defterler için noter tasdiki yerine geçen elektronik işlemler ve bunların yerine getirilme zamanları yazımıza konu edilmiştir.

I. TUTULACAK DEFTERLER :

Tutulacak defterler, şirket türüne veya mükellefiyet durumuna göre farklılık arz etmekte olup, aşağıda mükelleflerin tutmaları gereken defterlere yer verilmiştir:

1) KURUMLAR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ :

a)  Anonim Şirketler ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerin Tutacakları Defterler :

·       Yevmiye Defteri,

·       Defter-i Kebir,

·        Envanter Defteri,

·       Pay Defteri,

·       Yönetim Kurulu Karar Defteri,

·       Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,

b) Limited Şirketlerin Tutacakları Defterler :

·       Yevmiye Defteri,

·       Defter-i Kebir,

·       Envanter Defteri,

·       Pay Defteri,

·       Müdürler Kurulu Karar Defteri,

·       Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.

c) Kooperatiflerin Tutacakları Defterler :

·       Yevmiye Defteri,

·       Defter-i Kebir,

·       Envanter Defteri,

·       Pay Defteri,

·       Yönetim Kurulu Karar Defteri,

·       Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,

d) Dernek ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmelerin Tutacakları Defterler :

·       Yevmiye Defteri,

·       Defter-i Kebir,

·       Envanter Defteri

2) GELİR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ :

a) Birinci Sınıf Tacirlerin Tutacakları Defterler :

·       Yevmiye Defteri,

·       Defter-i Kebir,

·       Envanter Defteri

b) İşletme Hesabına Göre Tutulacak Defterler :

·       İşletme Defteri

 

c) Serbest Meslek Erbaplarının Tutacakları Defterler :

 

·       Serbest Meslek Defteri

 

 

3) Damga Vergisi Defteri İle İlgili Uygulama :

 

Damga Vergisi Kanunun 22. maddesinin son fıkrasının verdiği yetkiye istinaden Maliye Bakanlığınca, yapılan düzenleme gereği, anonim şirketler Damga Vergisi Defteri tutmak zorundadırlar.

Aşağıda yer alan mükelleflerin sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmesi ve Damga Vergisi Defteri tutması isteğe bağlıdır:

·    Kurumlar vergisi kanununa tabi diğer mükellefler,

·    Kollektif ve adi komandit şirketler,

·    Bilanço esasına göre defter tutanlar,

·    İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve

·    Serbest meslek erbabı.

II. FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER  VE  ONAY ZAMANLARI :

Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve sayılan diğer defterlerin onay zamanlarına aşağıda yer verilmiştir:

1)   Açılış Onayları:

·         Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce,

·         Gelecek yıl kullanılacak defterlerin açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ayın sonuna kadar,
notere yaptırılması gerekir.

·         Aynı defterlerin izleyen faaliyet döneminde de kullanılmak istenmesi hali, VUK’da düzenlenmiş olup, söz konusu düzenlemeye göre, yeterli yaprak varsa hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde yevmiye ve envanter defterleri ara tasdik yaptırılarak kullanılabilecektir.

·         Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

 

2) Kapanış Onayları:

·         Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri için kapanış onayı zorunludur,

·         Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Haziran ayı sonuna kadar),

·         Yönetim kurulu karar defteri ile Müdürler Kurulu Karar Defteri kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Ocak ayı sonuna kadar) 

notere yaptırılır.

 

III. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER VE BERAT OLUŞTURMA  ZAMANLARI :

 

1) Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler :

 

2015 yılında elektronik defter kapsamına giren mükellefler tarafından,

·       Yevmiye Defteri ve

·       Defter-i Kebir,

elektronik ortamda tutulacaktır.

 

Elektronik ortamda tutulan,

Yevmiye Defteri ile Defter-i Kebir’in açılışlarında,

Yevmiye Defterinin kapanışında

noter onayı aranmaz.

 

2015 yılında elektronik ortamda defter tutması gereken mükelleflerin

·       Yevmiye Defteri ile

·       Defter-i Kebir dışında kalan,

kağıt ortamında tutacakları diğer defterler için noter açılış tasdiki yaptırılması gerektiği hususu gözden kaçırılmamalıdır.

 

 

2) Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerin Berat İşlemleri  :

Defterlerini elektronik ortamda tutması gereken mükellefler, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar. Bu mükellefler tarafından kâğıt ortamında defter tutulması halinde hiç defter tutulmamış sayılacaktır. E- defter tutma yükümlülüğüne uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

Elektronik defter tutacak mükellefler,

·                  Aylık dönemler itibarıyla elektronik defter oluşturmak,

·                 Bu aylık dönemlerde Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir  için ayrı ayrı berat oluşturmak,

·                  Bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek,zorundadırlar.

Elektronik defter tutma sürecinde,

·         Hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı,

·         Son ayının beratının alınması ise kapanış onayı olarak kabul edilmektedir.

1 nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde,

Elektronik Defter Beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,

Açılış Onayı, hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

Kapanış Onayı, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

ifade eder denilmektedir.

Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat alınma ve bunların istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza edilme zorunluluğu vardır.

a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar,

b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar,

imzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur.

Hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Bu çerçevede oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

IV. TUTULMASI GEREKEN DEFTERLERİN ONAY ZAMANLARINA İLİŞKİN TABLO :

Muhasebe ile İlgili Defterler

Açılış Onay Zamanı

Gelecek Yıllar Açılış Onayı Zamanı

Ara Tasdik Zamanı

Kapanış Onay  Zamanı

Yevmiye Defteri (Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç)                                                                                                          

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce

Faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar

Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde

İzleyen faaliyet döneminin ALTINCI ayının sonuna kadar 

Defter-i Kebir (Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç)                                                                                                            Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde Yok
Envanter Defteri      (E-Defter Tutanlar  ve Diğerleri) Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde Yok
Damga Vergisi Defteri Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet yılında önceki ay sonuna kadar   Yok
Serbest Meslek Kazanç Defteri Faaliyete ve kullanılmaya başlamadan önce  Faaliyet yılında önceki ay sonuna kadar Takvim yılını dönemini takip eden ilk ayın içinde Yok
İşletme Defteri Faaliyete ve kullanılmaya başlamadan önce  Faaliyet yılında önceki ay sonuna kadar Takvim yılını takip eden ilk ayın içinde Yok

Elektronik Defterler

Açılış Onay Zamanı

Gelecek Yıllar Açılış Onayı

Ara Tasdik Zamanı

Kapanış Onay Zamanı

 

Elektronik       Yevmiye Defteri

 

Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Yok

Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

 

Elektronik           Defter-i Kebir

 

Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Yok

Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Ticaret Kanunu ile İlgili Defterler

Açılış Onay Zamanı

Gelecek Yıllar Açılış Onayı

Ara Tasdik Zamanı

Kapanış Onay Zamanı

Yönetim Kurulu      Karar Defteri                    Veya                Müdürler Kurulu  Karar Defteri

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce

Faaliyet döneminden önceki ay sonuna Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde İzleyen faaliyet döneminin BİRİNCİ ayının sonuna kadar 
Pay Defteri

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce

Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilecektir

Yok

Yok
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilecektir

Yok

Yok

V. NOTERLERCE TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİNİN İSTENMESİ :

Bilindiği gibi Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter Tutma Yükümlülüğü” başlıklı 64. Maddesinin 3. Fıkrasında; “Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır.” denmektedir.

27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16. Maddesinin 6. fıkrasında ise “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” denmektedir.

2015 yılında tutulması gereken yasal defterlerin açılış onayları yaptırılırken Noterlerce istenen Sicil Tasdiknamelerinde yer alan bilgilerin güncel olması halinde yeniden belge alınmasına gerek bulunmamaktadır.

Ticaret Sicil Tasdiknamelerinin (üzerinde yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı sürece) aslı ile birlikte fotokopisi Notere ibraz edilebilecek ve her yıl yeniden alınması gerekmeyecektir.

 

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale yazılı veya elektronik ortamda kaynak göstermeden yayınlanamaz)

GÜNDEM