Onur Adem Şahin
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilim Uzmanı
smmmonurademsahin@gmail.com

Personel Özlük Dosyası: İşverenler İçin Yasal Yükümlülükler ve Uygulama Rehberi

Giriş

İşverenin çalışanla olan ilişkisini kayıt altına alması, yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi ve olası uyuşmazlıklarda kendini savunabilmesi için özlük dosyası büyük önem taşır. Bu dosya; işe girişten ayrılışa kadar tüm resmî belgeler, izinler, sağlık raporları, disiplin kayıtları ve benzeri evrakları içerir. İşveren her çalışan için ayrı özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bu zorunluluk 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde açıkça yer almaktadır.

Bu makale, özlük dosyasının yasal dayanağı, içeriği, saklama süresi, cezai yaptırımlar ve KVKK uyumunu ele alırken, uygulamadaki yaygın hatalara da değinecektir.

1. Yasal Dayanak ve Düzenleme Zorunluluğu

1.1. İş Kanunu’nun 75. Maddesi

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işveren, her çalışan için özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Bu dosyada yalnızca kimlik bilgileri değil, kanunların öngördüğü tüm belge ve kayıtlar da yer almalıdır.

İşveren, özlük dosyasında yer alan bilgileri yalnızca hukuka uygun olarak kullanabilir ve gizliliğini korumakla yükümlüdür.

1.2. Elektronik Saklama ve Fiziki İbraz

Kanunda özlük dosyasının yalnızca fiziki tutulması şartı bulunmaz; belgeler elektronik ortamda da saklanabilir. Ancak ıslak imza gerektiren evraklar gerektiğinde sunulmak üzere fiziki olarak muhafaza edilmelidir.

İşyeri devri durumunda, yeni işveren mevcut çalışanların özlük dosyalarını devralmak ve düzenli şekilde sürdürmekle yükümlüdür.

2. Özlük Dosyasının İçeriği ve Sınıflandırılması

Özlük dosyasında yer alacak belgeler iki grupta toplanabilir: zorunlu belgeler ve gerekli/önerilen belgeler.

2.1. Zorunlu Belgeler

Zorunlu belgeler, kanunla açıkça düzenlenen ve eksikliği halinde idari yaptırım doğuran belgelerdir. Bunlar arasında şunlar yer alır:

• Kimlik bilgileri (nüfus cüzdanı, kimlik fotokopisi)
• İşe giriş bildirgesi
• İş sözleşmesi veya iş koşullarını gösteren yazılı belge
• İmzalı ücret bordroları / hesap pusulaları
• Fazla mesai onayı
• SGK işten ayrılış bildirgesi

Bu belgelerin eksikliği, işveren açısından idari para cezasına yol açabilir.

2.2. Gerekli / Önerilen Belgeler

Gerekli belgeler, doğrudan kanunda zorunlu tutulmasa da iş ilişkisinin düzenli yürütülmesi ve olası ihtilaflarda delil oluşturması açısından önemlidir. İşverenin özlük dosyasında   bulundurması tavsiye edilen başlıca belgeler şunlardır:

• Sağlık raporu ve periyodik muayene kayıtları
• Deneme süresi, yıllık izin, mazeret veya ücretsiz izin dilekçeleri
• Disiplin tutanakları ve savunma yazıları
• Eğitim, oryantasyon ve iş güvenliği belgeleri
• Çalışanın görev tanımı, performans değerlendirmeleri
• Yazılı uyarılar ve bilgilendirme notları
• İzin talepleri (yıllık izin, ücretsiz izin, doğum izni, süt izni vb.) ve kullandırma belgeleri
• İşyeri demirbaşları zimmetine ilişkin belgeler (örneğin bilgisayar, donanım, koruyucu ekipman)

Bu belgeler, iş ilişkisini şeffaf hale getirir ve uyuşmazlık halinde işverenin elini güçlendirir.

2.3. İşten Ayrılma Döneminde Ek Belgeler

Çalışanın işten ayrılması halinde özlük dosyasına eklenmesi gereken başlıca belgeler şunlardır:

• SGK işten ayrılış bildirgesi
• İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi
• İbraname (varsa alacaklara ilişkin feragat beyanı)
• Kıdem ve ihbar tazminatına dair bordro veya hesap cetveli
• Çalışma / hizmet belgesi

Bu belgelerle iş ilişkisinin başlangıcından sona ermesine kadar tüm süreç resmi olarak kayıt altına alınmış olur. Böylece ileride doğabilecek hukuki ihtilaflarda işverenin eksik belge nedeniyle risk yaşama ihtimali en aza iner.

3. Saklama Süresi ve Hukuki Esaslar

Özlük dosyasının saklanma süresi konusu, farklı mevzuatlarda değişik hükümlere bağlanmıştır. Aşağıda önemli düzenlemeler ve uygulama esasları özetlenmiştir.

3.1. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu

• Vergi Usul Kanunu: 5 yıl
• Türk Ticaret Kanunu: 10 yıl (ticari nitelikli belgeler)

        3.2. 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu

• SGK ile ilgili belgeler: 10 yıl

         3.3. İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı

• Sağlık dosyaları, periyodik muayene ve iş kazası kayıtları: 15 yıl veya daha uzun

          3.4. Uygulamada Önerilen Süreler

• Genel özlük evrakları: 10 yıl
• SGK ve bordro belgeleri: 10 yıl
• Sağlık ve İSG belgeleri: 15 yıl veya daha fazla

Yani iş ilişkisi sona erse bile dosyalar hemen imha edilmemelidir. Birçok uygulamada 10 yıl saklama süresi kıymetli bir temel alınırken, sağlık ve iş güvenliği belgeleri açısından 15 yıl veya üzerinde saklama tercih edilir.

4. Ceza, İdari Yaptırımlar ve Delil Niteliği

               4.1. İdari Para Cezası

    Özlük dosyasının tutulmaması veya eksik tutulması halinde, İş Kanunu’nun 104. maddesi uyarınca 2025 yılı itibarıyla 21.213 TL idari para cezası uygulanır. Her bir çalışan için ayrı dosya tutulmadığında ceza her işçi için ayrı ayrı kesilir.

                4.2. Delil Niteliği

    Özlük dosyası, işçi-işveren ilişkisini belgeleyerek uyuşmazlık durumunda önemli bir delil kaynağıdır. Örnekler:

• İşverenin yıllık izin kullandırdığını ispat etmesi, imzalı izin formlarıyla mümkün olur.
• Fazla mesai iddialarında puantaj ve giriş-çıkış kayıtları delil niteliği taşır.
• İş kazalarında kaza tutanakları, raporlar ve analiz belgeleri dosyada bulunmalıdır; aksi halde işverenin savunması zayıf kalır.
• İşten ayrılış işlemlerinde ibraname, bordro ve çıkış bildirgesi delil olarak kullanılır.

Bu nedenle özlük dosyasının düzenli, eksiksiz ve tutarlı tutulması, işverenin hem idari hem de adli süreçlerde elini güçlendirir.

5. Kişisel Veriler ve KVKK Açısından Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Dosyadaki kimlik, adres, sağlık ve disiplin bilgileri gibi veriler hassas veri niteliğindedir; KVKK hükümlerine uygun işlenmelidir.
• Veriler yalnızca iş ilişkisinin gerektirdiği ölçüde toplanmalı, gereksiz veri birikiminden kaçınılmalıdır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmalı, yetkisiz erişim engellenmelidir.
• Çalışana hangi verilerin bulunduğu ve nasıl kullanılacağı açıkça bildirilmelidir.
• İş ilişkisinin sona ermesinden sonra veriler, saklama süresi bitmeden önce silinmeli veya anonim hale getirilmelidir.

6. Sık Yapılan Hatalar ve Öneriler

Özlük dosyalarının düzenlenmesinde bazı yaygın hatalar hem idari hem de adli süreçlerde sorun yaratabilir. Bunlar ve öneriler şöyle özetlenebilir:

• Eksik veya yanlış belge düzenleme: İşe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi veya bordroların eksikliği ceza ve ispat sorunlarına yol açar. Öneri: Her belgeyi zamanında ve eksiksiz hazırlayın.
• Belgelerin güncel tutulmaması: İzinler, fazla mesai kayıtları veya disiplin evrakları güncellenmediğinde uyuşmazlıklar yaşanabilir. Öneri: Belgeleri düzenli olarak kontrol edin ve güncelleyin.
• Erişim ve gizlilik ihlalleri: Dosyaya yetkisiz kişilerin ulaşması KVKK ihlali ve veri güvenliği sorunları yaratır. Öneri: Erişim yetkilerini sınırlayın ve elektronik dosyalarda şifreleme kullanın.
• Saklama sürelerine uyulmaması: Belgelerin zamanında imha edilmemesi veya erken silinmesi hem yasal hem de hukuki risk oluşturur. Öneri: Mevzuatta öngörülen saklama sürelerini takip edin ve dosyaları düzenli olarak denetleyin.

Bu önlemler, özlük dosyalarının hem yasalara uygun hem de işverenin elini güçlendiren bir araç olarak kullanılmasını sağlar.

7. Örnek Uygulama Modeli ve Uygulama Önerileri

Özlük dosyası düzenleme süreci, hem yasal yükümlülükleri yerine getirmeyi hem de olası uyuşmazlıklarda delil sağlamayı mümkün kılar. Önerilen süreç ve model aşağıda özetlenmiştir:

           7.1. Hazırlık Aşaması

• Her çalışan için ayrı bir klasör (fiziki ve dijital) oluşturulur; klasör adı olarak Ad Soyad kullanılır.
• Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler için standart bir kontrol listesi hazırlanır.
• Eksik belgeler işaretlenir ve tamamlanması takip edilir.
• Dijital arşiv sistemi (PDF, bulut depolama vb.) ile yedek alınır; ıslak imzalı belgeler fiziki olarak saklanır.

           7.2. İşe Giriş Dönemi

• Kimlik bilgisi, nüfus kayıt örneği, ikametgâh belgesi, adli sicil kaydı, diploma, sağlık raporu ve askerlik durumu belgeleri alınır.
• İş sözleşmesi veya iş koşullarını belirten belge imzalatılır.
• SGK işe giriş bildirgesi düzenlenip dosyaya eklenir.

            7.3. Çalışma Süreci

• Ücret bordroları her ay imzalı olarak dosyaya eklenir.
• İzin formları, ücretsiz izin belgeleri, doğum/süt izin belgeleri kaydedilir.
• Hastalık raporu ve istirahat belgeleri alınır ve saklanır.
• Disiplin işlemleri, uyarılar ve tutanaklar belgelenir.
• İş güvenliği eğitim belgeleri ve periyodik muayeneler dosyaya eklenir.
• Zimmetli demirbaşlara ilişkin formlar dosyada tutulur.
• Tüm yazışmalar, bildirimler ve iletişim kayıtları dosyaya dahil edilir.

         7.4. İşten Ayrılma Süreci

• SGK işten ayrılış bildirgesi düzenlenir ve dosyaya eklenir.
• İstifa veya fesih yazısı alınır.
• İbraname ve feragat talepleri varsa yazılı hâle getirilir.
• Kıdem/ihbar tazminatı hesaplamaları ve bordrolar dosyaya eklenir.
• Çalışma/hizmet belgesi düzenlenir.
• Dosya, SGK ve vergi belgeleri için en az 10 yıl, sağlık ve İSG belgeleri için 15 yıl saklanmalıdır.

            7.5. Düzenli Denetim ve Kontrol

• Dosyalar belirli aralıklarla (örneğin aylık) gözden geçirilir, eksik belgeler tamamlanır.
• Gizlilik ve erişim kontrolü sağlanır, yetkisiz erişim engellenir.

           7.6. Öneriler ve Sonuç

• Özlük dosyası, işveren açısından yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve olası işçi-işveren uyuşmazlıklarında savunma kabiliyeti sağlamak açısından kritik öneme sahiptir.
• Standartlara uygun, eksiksiz ve düzenli bir dosya yapısı kurulması her zaman fayda sağlar. 
• Personelin imzalaması gereken belgeler, kendi el yazısıyla doldurulmalıdır.
• İşletmenin sektörü, işin niteliği ve büyüklüğüne göre dosya içeriği ihtiyaca göre çeşitlendirilebilir.

   Kaynakça

 - 4857 sayılı İş Kanunu, m.75, m.104
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmelikler
- Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Tebliğ ve Genelgeleri
- Resmî Gazete, İdari Para Cezaları Tebliğleri

06.10.2025

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.