Mehmet Ali Uğurluay
Sosyal Güvenlik Denetmeni
mehmetaliugurluay@gmail.com

5510 Sayılı Kanun Kapsamında İşyeri Kayıt Ve Belgelerinin Saklanması Ve İbraz Yükümlülüğü

1. Giriş

Sosyal güvenlik sisteminin etkin işleyişi, sigortalılık kayıtlarının doğru tutulması ve prim yükümlülüklerinin eksiksiz yerine getirilmesine bağlıdır. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), sosyal sigorta mevzuatının uygulanmasını sağlamak amacıyla denetim ve kontrol faaliyetleri yürütmekte; bu faaliyetlerin en önemli araçlarından birini işverenlerin kayıt ve belge saklama ve ibraz yükümlülüğü oluşturmaktadır.

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 86 ncı maddesi ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107 nci maddesinde işverenlerin kayıt ve belge saklama ve ibraz yükümlülükleri ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir. Bu yükümlülük, Kurumun denetim fonksiyonunun etkin şekilde yerine getirilebilmesi bakımından hayati öneme sahiptir.

2. Hukuki Dayanak

2.1. 5510 Sayılı Kanun’un 86/2 Maddesi

Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasında;

"İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır." hükmüne yer verilmiştir.

Bu hükümle işverenlere iki temel yükümlülük öngörülmüştür: Kayıt ve belgelerin belirli sürelerle muhafaza edilmesi, SGK denetim elemanlarının istemesi halinde bu belgelerin ibraz edilmesidir.

2.2. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin 107 nci Maddesi

Yönetmeliğin 107 nci maddesi Kanundaki düzenlemeyi ayrıntılandırarak; kayıt ve belgelerin saklama sürelerini, tebligat usullerini, incelemenin yapılacağı yerleri, elektronik ortamda tutulan kayıtların ibrazını, mehil verilmesine ilişkin esasları, eksik ibrazın sonuçlarını düzenlemiştir.

3. Saklanması ve İbraz Edilmesi Gereken Belgeler

İşverenlerin yalnızca SGK mevzuatı kapsamında düzenledikleri belgeleri değil, işverenin tabi olduğu vergi usul mevzuatına göre tutmak zorunda olduğu tüm yasal kayıtları muhafaza etmeleri gerekmektedir.

Bu kapsamda özellikle örneğin:

• Yevmiye defteri,
• Defter-i kebir,
• Envanter defteri,
• İşletme hesabı defteri,
• Serbest meslek kazanç defteri,
• Ücret bordroları,
• Puantaj kayıtları,
• İş sözleşmeleri,
• Ücret ödeme belgeleri,
• Personel özlük dosyaları,
• Elektronik kayıtlar,
• E-defter kayıtları,
• Defter Beyan Sistemi kapsamında oluşturulan kayıtlar.

Yönetmeliğin 107/8 inci maddesi uyarınca işveren, SGK denetim elemanlarına ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgeleri ibraz etmekle yükümlüdür.

4. İbrazın Şekli ve Süresi

4.1. Tebligat Üzerine İbraz

Denetim ve kontrolle görevlendirilmiş Kurum mensupları (Sosyal Güvenlik Müfettişleri ile Sosyal Güvenlik Denetmenleri) tarafından yürütülen incelemelerde işyeri kayıt ve belgeleri;

• 7201 sayılı Tebligat Kanunu hükümlerine göre yapılacak tebligatla,
• İşveren, işveren vekili veya işyeri sahibi ile düzenlenecek tutanakla, istenebilmektedir.

5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrası uyarınca işverenler, talep edilen kayıt ve belgeleri istem yazısının tebliğinden itibaren on beş gün içerisinde ibraz etmekle yükümlüdür.

İbraz süresinin hesaplanmasında 5510 sayılı Kanunda özel bir düzenlemeye yer verilmemiştir. Bu nedenle sürelerin hesaplanmasına ilişkin genel hukuk kuralları dikkate alınmalıdır. Nitekim 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun "Sürelerin Hesabı" başlıklı 92 nci maddesinde; "Süre gün olarak belirlenmişse, başladığı gün hesaba katılmaksızın son günün sonunda biter." hükmü yer almaktadır. Bu çerçevede, işverene kayıt ve belge isteme yazısının 10 Haziran tarihinde tebliğ edilmesi halinde, on beş günlük sürenin hesabında tebliğ günü dikkate alınmayacak, süre 11 Haziran tarihinde işlemeye başlayacak ve 25 Haziran günü sona erecektir.

Öte yandan Türk Borçlar Kanunu’nun 93 üncü maddesinde; "Sürenin son günü resmî tatil gününe rastlarsa süre, tatili izleyen ilk iş günü sonunda biter." hükmüne yer verilmiştir. Buna göre, on beş günlük ibraz süresinin son gününün hafta sonuna veya resmî tatile denk gelmesi halinde, işveren kayıt ve belgeleri takip eden ilk iş günü mesai bitimine kadar ibraz edebilecektir.

Sürelerin doğru hesaplanması, özellikle 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesi kapsamında uygulanacak idari para cezalarının hukuka uygunluğu bakımından büyük önem taşımaktadır. Zira ibraz yükümlülüğünün süresinde yerine getirilip getirilmediğinin tespiti, çoğu zaman idari yaptırımın temel unsurunu oluşturmaktadır. Bu nedenle denetim elemanlarınca düzenlenecek raporlarda tebliğ tarihi, sürenin başlangıç ve bitiş tarihi ile varsa verilen mehil sürelerinin açık ve tereddüde yer vermeyecek şekilde belirtilmesi gerekmektedir.

4.2. İncelemenin Yapılacağı Yer

Kural olarak kayıt ve belgeler, denetim elemanının belirttiği adrese getirilir. Ancak işverenin yazılı talebi üzerine işverene ait işyerinde yahut işletme merkezinde inceleme yapılması mümkündür. İncelemenin yapılacağı yer konusunda nihai değerlendirme, denetimin etkinliği ve somut olayın özellikleri dikkate alınarak denetim elemanı tarafından yapılır.

4.3. Elektronik Ortamdaki Kayıtlar

Günümüzde işverenlerin önemli bir kısmı kayıtlarını elektronik ortamda tutmaktadır.

Bilgisayar ortamında tutulan kayıtlar, e-Defter uygulaması kapsamında oluşturulan kayıtlar, Defter Beyan Sistemi kayıtları ve diğer dijital veriler denetime elverişli şekilde ibraz edilmelidir.

5. Eksik İbraz ve Hiç İbraz Etmemenin Hukuki Sonuçları

İstenilen defter ve belgelerden; bir kısmının, bazılarının, belirli dönemlere ait olanlarının ibraz edilmemesi halinde yükümlülük yerine getirilmiş sayılmaz. Dolayısıyla eksik ibraz, idari para cezası bakımından hiç ibraz etmeme sonucunu doğurmaktadır.

Öte yandan 15 günlük yasal süre içerisinde ibraz edilmeyen belgelerin daha sonra ibraz edilmesi halinde de inceleme yapılabilir. Ancak sonradan ibraz edilmesi, süresinde ibraz etmeme nedeniyle doğan idari para cezasını ortadan kaldırmaz.

6. İdari Para Cezası

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 102 nci maddesi uyarınca;

• Defter ve belgelerin ibraz edilmemesi,
• Defter ve belgelerin eksik ibraz edilmesi,
• Kanuni süresi içerisinde ibraz edilmemesi,
• Elektronik ortamda tutulan kayıtların denetime sunulmaması veya erişime açılmaması,

hallerinde işverenler hakkında idari para cezası uygulanmaktadır.

Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine göre, Kurum denetim ve kontrolle görevli memurlarınca istenilen defter, kayıt ve belgelerin verilen süre içerisinde ibraz edilmemesi halinde uygulanacak idari para cezası, işverenin tutmakla yükümlü olduğu defter türüne göre farklılaştırılmıştır.

Buna göre;

• Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar hakkında aylık asgari ücretin on iki katı,
• Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar hakkında aylık asgari ücretin altı katı,
• Defter tutmakla yükümlü bulunmayanlar hakkında ise aylık asgari ücretin üç katı

tutarında idari para cezası uygulanmaktadır.

Defter ve belgelerin hiç ibraz edilmemesi ile yasal süresi geçtikten sonra ibraz edilmesi arasında, idari para cezası yönünden kural olarak bir fark bulunmamakta olup, her iki durumda da ibraz yükümlülüğünün süresinde yerine getirilmediği kabul edilmektedir.

Fiilin işlendiği tarihte geçerli olan aylık brüt asgari ücret esas alındığında, bilanço esasına göre defter tutan bir işveren hakkında uygulanacak idari para cezası 396.360,00 TL'ye (2026 yılı için) ulaşmaktadır. Bu durum, kayıt ve belge ibraz yükümlülüğünün sosyal güvenlik denetim sistemi bakımından taşıdığı önemi açıkça göstermektedir.

7. Mücbir Sebep ve Mehil Verilmesi

İşverenler, çeşitli nedenlerle işyeri kayıt ve belgelerini kanuni süresi içerisinde ibraz edemeyebilirler. Bu gibi durumlarda, ibraz yükümlülüğünün yerine getirilememesine neden olan olayın niteliğine göre mücbir sebep hükümlerinin uygulanması veya uygun görülmesi halinde ek süre (mehil) verilmesi söz konusu olabilmektedir.

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 13 üncü maddesinde düzenlenen mücbir sebep halleri ile uygulamada kabul gören benzer durumlar kapsamında;

• Yangın,
• Deprem,
• Sel ve diğer doğal afetler,
• Defter ve belgelerin işverenin kusuru olmaksızın hırsızlık veya benzeri nedenlerle elden çıkması,
• Ağır hastalık veya tutukluluk,
• Defter ve belgelerin resmi makamlarca muhafaza altına alınması veya el konulması,
• Elektronik kayıt sistemlerinin ciddi teknik arızalar nedeniyle kullanılamaz hale gelmesi,

gibi olaylar, somut olayın özelliklerine göre mücbir sebep olarak değerlendirilebilmektedir.

Bu tür durumlarda işverenin, mehil (ek süre) talebinde bulunabilmesi için bu talebini mutlaka 15 günlük yasal ibraz süresi dolmadan önce, gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak Kuruma veya denetim elemanına iletmesi gerekmektedir. Süre geçtikten sonra yapılan ek süre talepleri dikkate alınmaz.

Mücbir sebep dışında kalan hallerde ise, kayıt ve belgelerin ibrazı için ek süre verilmesi hususunda denetim elemanının takdir yetkisi bulunmaktadır. Ancak bu takdir yetkisi mutlak olmayıp denetimin etkinliği, kamu alacağının korunması, olayın özellikleri ve denetimin sonuçlandırılmasına ilişkin gereklilikler dikkate alınarak kullanılmalıdır.

Özellikle denetime konu dönemin hizmet veya prim belgeleri yönünden zamanaşımına uğrama riskinin bulunduğu ve Kurumun işlem tesis etme imkanının ortadan kalkabileceği durumlarda, ek süre verilmesi denetimin amacını ortadan kaldırabileceğinden uygulamada mehil verilmesi mümkün olamayabilmektedir.

Buna karşılık, işverenin talebinin makul gerekçelere dayanması, zamanaşımı riskinin bulunmaması ve denetimin gecikmesinde kamu yararı açısından sakınca görülmemesi halinde, denetim elemanlarınca uygun bir süre verilmesi mümkün bulunmaktadır.

Bu konuda ayrıca önemli bir husus şudur; 15 günlük ibraz süresi kanuni bir süre olduğundan denetim elemanı bu süreyi tek taraflı olarak uzatamaz ancak işverenin haklı talebi üzerine ve somut olayın özelliklerine göre denetim elemanınca yeni bir ibraz tarihi belirlenebilir. Bu nedenle mehil uygulaması, yasal sürenin uzatılmasından ziyade denetim sürecinin yönetimine ilişkin idari bir uygulama niteliği taşımaktadır.

8. Sonuç

Sosyal Güvenlik Kurumunun denetim ve kontrol faaliyetlerinin etkinliği, işverenlerin kayıt ve belge düzenine ilişkin yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmelerine bağlıdır. Bu çerçevede işyeri kayıt ve belgelerinin saklanması ve Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarına süresi içerisinde ibraz edilmesi, yalnızca bir yükümlülük olmayıp sosyal güvenlik sisteminin sağlıklı işleyişinin temel unsurlarından biridir.

5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesi ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107 nci maddesi birlikte değerlendirildiğinde, işverenlerin gerek fiziksel gerekse elektronik ortamda tuttukları tüm kayıt ve belgeleri belirlenen süreler boyunca muhafaza etmek ve talep edilmesi halinde on beş gün içerisinde denetim elemanına sunmak zorunda oldukları açıkça görülmektedir. Bu yükümlülük, Kurumun prim kayıp ve kaçaklarının önlenmesi, kayıt dışı istihdamla mücadele edilmesi ve sigortalılık haklarının korunması yönündeki görevlerinin yerine getirilmesi bakımından büyük önem taşımaktadır.

İstenilen kayıt ve belgelerin hiç ibraz edilmemesi, eksik ibraz edilmesi veya yasal süre geçtikten sonra ibraz edilmesi halinde idari para cezaları uygulanmakta olup, bu yaptırımlar Kurumun denetim yetkisinin etkinliğini korumaya yönelik caydırıcı bir fonksiyon üstlenmektedir. Bununla birlikte, işverenlerin mücbir sebep halleri veya somut olayın özelliklerinden kaynaklanan haklı nedenlerinin bulunması halinde, mevzuatın öngördüğü çerçevede değerlendirme yapılması ve gerektiğinde mehil verilmesi, hukuki güvenlik ve hakkaniyet ilkelerinin bir gereğidir.

Yararlanılan Kaynaklar

213 sayılı Vergi Usul Kanunu.

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu.

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu.

7201 sayılı Tebligat Kanunu.

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği.

29.06.2026

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.666 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.