Dr.Hayrullah Doğan
Yeminli Mali Müşavir
E. Hesap Uzmanı
DT Denetim Turkey
hdogan@denetimturkey.com

Şirket Personelinin Seyahat Harcamalarının Belgelendirilmesi

Başta pazarlama, lojistik, inşaat ve denetim şirketleri olmak üzere tüm şirketlerin işletmede çalışan personeli, işin gereği olarak seyahat etmekte ve seyahat esnasında yapmış olduğu yeme, içme, konaklama ve otopark gibi harcamalarını belgelendirmektedir.

1. Vergi İnceleme Elemanlarının Uygulamaları

Vergi müfettişleri yapmış oldukları vergi incelemelerinde, yazar kasa fişleri ile belgelendirilen personel seyahat harcamalarını gider olarak indirimini kabul etmemektedirler.

Bu belgelere dayanılarak yapılan katma değer vergisi indirimi de reddedilmektedir. Bu durum şirketlerin cezalı vergi tarhiyatı ile muhatap olmalarına neden olmaktadır. Özellikle KDV iadesi için vergi dairesine başvuran mükellefler büyük sorunlarla karşılaşmaktadır.

Mükelleflerin mağduriyetine neden olan bu uygulama yasa maddelerinin farklı yorumlanmasından kaynaklanmaktadır.

2. Piyasada Yaygın Olan Uygulama

Şirket personeli işle ilgili olarak çıktığı seyahatlerde yapmış olduğu yeme-içme, konaklama, otopark ve benzeri masraflarını yazar kasa fişleri ile belgelendirmektedirler. İlgili şirket bu belgelere dayanarak söz konusu seyahat harcamalarını gelir veya kurumlar vergisi matrahının tespitinde gider olarak indirmekte, yüklenilen KDV’yi de indirim konusu yapmaktadır.

3. Maliye Bakanlığı Uygulaması

Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı), işletmelerin, personelinin işle ilgili seyahatlerinde yapmış oldukları yeme-içme ve konaklama harcamalarının fatura ile belgelendirilmemesi halinde, söz konusu harcamaların gelir ve kurumlar vergisi matrahının tespitinde gider olarak indirimini kabul etmemektedir. Ayrıca bu harcamalar nedeniyle yüklenilen KDV’nin de indirim konusu yapılamayacağı görüşündedir. İdarenin bu yönde verilen özelgelerinde özetle şöyle denilmektedir.

Özelge-1 “Firmanın pazarlama ve satış departmanlarında çalışan elemanlarının şehir içi ve şehir dışı seyahatlerinde yeme içme gibi harcamalarının kurum kazancının tespitinde gider olarak indirilebilmesi için fatura ile tevsiki zorunludur. (MB.'nin, 20.11.2007 tarih ve 29/2925-233-929 sayılı Özelgesi.)

Özelge-2 “KDV mükelleflerinin işletmelerinde tüketime konu olacak kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri, gıda gibi genel giderlerin ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilmesi mümkündür.

Ancak, bunlar dışında kalan alış ve giderler ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilemeyeceğinden, söz konusu belgelerde yer alan katma değer vergisi de indirim konusu yapılamayacaktır." (MB. GİB. İzmir VDB'nin, 04.10.2011 tarih ve 35.16.01-176300-500 sayılı Özelgesi.)

Özelge-3 "204 ve 206 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerle yapılan düzenleme mükelleflerin sadece iş yerinde kullanmak ve tüketmek amacıyla satın aldıkları mal ve hizmetleri kapsamakta olup, şehir içi ve dışındaki iş seyahatlerinde yeme, içme gibi harcamalarının bu kapsamda değerlendirilmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu tür harcamaların kurum kazancının tespitinde gider olarak dikkate alınabilmesi için fatura ile tevsiki mecburidir." (MB. GİB'nin, 23.11.2009 tarih ve B.07.0.GİB.0.01.29/2925-233-965/110919, Ankara VDB'nin, 22.07.2011 tarih ve B.07.1.GİB.4.06.18.02.32.mük.257-8165-581 sayılı Özelgeleri.)

4. Maliye Bakanlığı Uygulamalarının Yasal Dayanakları ve İstisnaları

Maliye Bakanlığı özelgelerdeki bu görüşünü VUK'un 232'nci maddesi ile bu konuda yayınladığı bazı tebliğlere dayandırmaktadır. Sözü edilen 232'nci maddeye göre, mükelleflerin birbirlerine sattıkları mal veya yaptıkları işler için bedeli ne olursa olsun fatura vermeleri, almaları ve istemeleri zorunlu olup, bunlar dışında fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışlarında (örneğin tüketicilere yapılan satışlar) ise perakende satış fişi/yazarkasa fişi vermeleri gerekmektedir. Fatura düzenleme ve verme mecburiyetine ilişkin sınır, 2013 yılı için 800 TL'dir. Dolayısıyla, mükelleflerin faaliyetleri ile ilgili giderlerini ve alımlarını esas olarak fatura ile belgelendirmeleri ve bu faturaya dayanarak kayıtlarına yansıtmaları gerekmektedir. Genel ilke böyle olmakla birlikte Maliye Bakanlığı yayımladığı tebliğlerle bu düzenlemeye istisnalar getirerek, bazı alımlarda perakende satış/yazar kasa fişlerini gider belgesi olarak kabul etmiştir. Bunlar aşağıdadır:

·         İşyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın alınan ve bedeli 2013 yılı için 800 TL'yi aşmayan yiyecek ve içecekler, kırtasiye ve sair büro malzemesi (bilgisayar sarf malzemesi gibi), temizlik malzemesi, ampul, pil, tüp gaz alımları vb.( 204 ve 206 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu genel tebliğleri),

·         Bedeli 2013 yılı için 800 TL'yi aşmayan taksi fişleri (275 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği),

·         Bedeli 2013 yılı için 800 TL'yi aşmayan akaryakıt alımları (58 Seri No.lu ÖKC Tebliği),

·         Üzerinde yazılı tutar ne olursa olsun akaryakıt pompalarının bağlı olduğu ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle otomatik olarak düzenlenen fişler (üzerinde "Taşıt Veya Müşteri Tanıma Sistemi Faturaya Dönüştürülecek" ibaresi bulunanlar hariç, 68 Seri No.lu ÖKC Tebliği)

5. Konunun değerlendirilmesi ve kişisel görüşümüz

Yukarıda yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere, şirketlerin mağduriyetine neden olan söz konusu uygulama, tamamen yasa hükümlerinin farklı yorumlanmasından kaynaklanmaktadır. Genel olarak vergi uygulamaları ve yargıya taşınan olaylara bakıldığında bu durum bariz bir şekilde ortaya çıkmaktadır.

Personelin seyahat harcamaları, şirketlerin bizatihi kendisi tarafından doğrudan yapılan giderler değildir. Bu tür giderler tamamen seyahate çıkan personel tarafından yapılan ve seyahat dönüşü yolluk bildirimi ile şirkete bildirilen giderlerdir. Şirketler ise yolluk bildirimi ve eki belgelere dayanarak söz konusu harcamaları giderlerine intikal ettirmekte, karşılığı tutarları ise personeline ödemektedirler. Ödenen bu tutarlardan gündelikler ücretin bir unsuru, diğer harcamalar ise işle ilgili olarak yapılan masrafların karşılanması niteliğindedir. Seyahat harcamaları şirketlerin alım satımını yaptığı veya işletmede tüketilmek üzere satın aldığı bir mal ve hizmet değildir.

Kişisel görüşümüze göre, bizzat personelin kendisi tarafından alınan ve tüketilen ancak işle ilgili olduğu için şirketlere yansıtılması gereken söz konusu seyahat harcamalarının 2013 yılı için belirlenen 800 TL'yi aşmaması şartıyla perakende satış/yazarkasa fişi ile belgelendirilmesinde VUK'un 232'nci maddesine aykırı bir durum konusu değildir.

Vergi ve vergilendirmeye ilişkin olarak bir yorum yapılırken, öncelikle VUK'un 3/B maddesinde hükme bağlanan "Vergilendirmede İşlemlerin Gerçek Mahiyetinin Esas Olması" ilkesinin dikkate alınması gerekir. Bu nedenle Maliye Bakanlığı'nın konuyu bu çerçevede yeniden değerlendirmesi uygun olacaktır. Kalıcı ve bağlayıcı çözüm ise bu yönde yapılacak bir yasa değişikliği olacaktır.

6. Maliye Bakanlığı’nın Uygulamasını Değiştirmemesi Halinde Çözüm

Şirket personeli işle ilgili olarak çıktığı seyahatlerde yapmış olduğu yeme-içme, konaklama, otopark ve benzeri masraflarını yazar kasa fişleri ile belgelendirme yerine, İlgili şirket tarafından halen Multinet gibi firmalardan satın aldığı ve personeline lokantalarda yedirdiği yemek bedelinin ödeme aracı olarak kullandırıldığı sistemde olduğu gibi uygulama yapılması halinde, personelin işle ilgili seyahat sırasında yapmış olduğu yeme- içme ve konaklama giderlerinin söz konusu firmalardan satın alınan kartın seyahat sırasında personele verilmesi ve personelin de bu harcamalarını bu kartla yapması halinde, harcamalara ilişkin bedelin satıcılarca kartı çıkaran firmaya fatura edilecektir.

Kartın satın alınması sırasında da işletme adına fatura düzenlenmiş olduğundan Maliye İdaresinin söz konusu harcamaların fatura ile belgelendirilmesi gerektiğine ilişkin görüşüne uygun olarak söz konusu harcamalar fatura ile tevsik edilmiş olacağından söz konusu seyahat harcamalarının gelir veya kurumlar vergisi matrahının tespitinde gider olarak indirmesi ve yüklenilen KDV’nin de indirim konusu yapılması mümkün olacaktır.
 

22.08.2013

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (156 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.