Dr. Onur Bayram
onurbayram@baticim.com.tr

Dijitalleşme Sürecinde Ticari Defterlerin Evrimi: Yeni Tebliğin İş Dünyasına Etkileri

Dijital dönüşüm, işletmelerin iş yapış biçimlerini kökten değiştirmekte ve bu değişim, ticari defterlerin tutulma yöntemlerine de yansımaktadır. Bu bağlamda, 14 Şubat 2025 tarihinde Resmî Gazete'de yayımlanan ve 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olan "İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ", şirketlerin belirli defterlerini elektronik ortamda tutmalarını düzenlemektedir.

Elektronik Ortamda Tutulacak Ticari Defterler

Tebliğ kapsamında, aşağıda belirtilen ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması düzenlenmiştir: 

• Pay Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Müdürler Kurulu Karar Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri 

Bu düzenleme, Türk Ticaret Kanunu'nun 64. maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen defterlerin dijital ortamda oluşturulması, saklanması ve ibrazını kapsamaktadır.  

Zorunlu ve İhtiyari Uygulamalar

Tebliğ, belirli şirketler için elektronik defter tutmayı zorunlu kılarken, diğer şirketlere ihtiyari bir seçenek sunmaktadır: 

Zorunlu Uygulama: 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen tüm şirketler ile kuruluş ve esas sözleşme değişiklikleri izne tabi olan bankalar, finansal kiralama şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler ve benzeri şirketler, belirtilen defterleri elektronik ortamda tutmakla yükümlüdür.  

İhtiyari Uygulama: Zorunlu kapsam dışında kalan şirketler, isterlerse tüm defterlerini elektronik ortamda tutabilirler. Ancak, bu tercihi yapan şirketler, daha sonra fiziki defter tutma yöntemine geri dönemezler.  

Uygulama Esasları ve Süreç

Elektronik defter tutma süreci, şirketlerin kuruluş tarihine ve mevcut defter tutma yöntemlerine göre farklılık göstermektedir: 

Yeni Kurulan Şirketler: 1 Ocak 2026'dan itibaren kurulan şirketler, ticaret siciline tescil ile eş zamanlı olarak elektronik defter sistemine geçiş yapacaklardır.  

Mevcut Şirketler: Fiziki defter tutmakta olan ve elektronik ortama geçmek isteyen şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır. Bu işlem sonrasında, elektronik defter sistemi üzerinden defterler oluşturulacak ve aktif hale getirilecektir.

Elektronik Defterlerin Hukuki Geçerliliği ve Denetim

Elektronik ortamda tutulan defterler, fiziki defterlerle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu defterler için açılış ve kapanış onayı gerekmemektedir. Ancak, şirketler, elektronik defterlerin doğruluğu ve bütünlüğünden sorumludur. Ayrıca, sistem kullanıcılarının yetkilendirilmesi ve işlemlerin denetlenmesi hususunda gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir.

İş Dünyasına Etkileri

1. Yönetim Süreçlerinin Dijitalleşmesi:

Elektronik defter uygulaması, şirketlerin yönetim süreçlerini dijitalleştirerek, karar alma ve belge yönetimi süreçlerini hızlandırmaktadır. Bu sayede, şirketler daha esnek ve hızlı kararlar alabilir hale gelmektedir. 

2. Maliyet ve Zaman Tasarrufu:

Fiziki defterlerin basımı, saklanması ve noter onayları gibi işlemler, şirketler için zaman ve maliyet açısından yük oluşturmaktaydı. Elektronik defterler sayesinde bu süreçler dijital ortama taşınarak, hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlanmaktadır. 

3. Veri Güvenliği ve Erişilebilirlik:

Elektronik defterler, veri güvenliğini artırmakta ve yetkilendirilmiş kişilerin defterlere kolayca erişebilmesini sağlamaktadır. Bu durum, özellikle denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlamaktadır. 

4. Yasal Uyum ve Denetlenebilirlik:

Elektronik defterler, yasal düzenlemelere uyumu kolaylaştırmakta ve denetim süreçlerini daha şeffaf hale getirmektedir. Yetkili merciler, elektronik defterler üzerinden gerekli denetimleri daha etkin bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. 

5. Çevresel Etki:

Fiziki defterlerin kullanımının azalması, kağıt tüketimini azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlamaktadır. Bu durum, şirketlerin çevre dostu uygulamalara yönelmesini teşvik etmektedir. 

6. Rekabet Avantajı:

Dijitalleşen şirketler, iş süreçlerini daha verimli hale getirerek rekabet avantajı elde etmektedir. Elektronik defter uygulaması, şirketlerin dijital dönüşüm sürecine uyum sağlamalarını kolaylaştırmaktadır. 

7. İş Sürekliliği ve Afet Yönetimi:

Elektronik defterler, fiziksel hasarlara karşı daha dayanıklıdır. Bu sayede, doğal afetler veya diğer olağanüstü durumlarda iş sürekliliği sağlanabilmektedir. 

8. Uluslararası Uyum:

Elektronik defter uygulaması, uluslararası standartlara uyumu kolaylaştırmakta ve şirketlerin global pazarda daha rekabetçi olmalarını sağlamaktadır. 

9. İç Denetim ve Kontrol:

Elektronik defterler, iç denetim süreçlerini kolaylaştırmakta ve şirket içi kontrollerin daha etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak tanımaktadır. 

10. Eğitim ve Farkındalık:

Elektronik defter uygulamasının başarılı bir şekilde hayata geçirilebilmesi için şirket çalışanlarının eğitilmesi ve farkındalıklarının artırılması gerekmektedir. Bu durum, şirketlerin insan kaynakları yönetimi açısından yeni stratejiler geliştirmesini zorunlu kılmaktadır. 

Uygulamada Karşılaşılabilecek Potansiyel Zorluklar

1. Teknik Altyapı Eksiklikleri:

Her ne kadar elektronik defter uygulaması iş süreçlerini hızlandırma ve şeffaflaştırma potansiyeli taşısa da, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde teknik altyapının yetersiz olması önemli bir sorun teşkil edebilir. Şirketlerin, güvenilir bir elektronik defter yazılımı, güçlü bir internet bağlantısı ve yeterli donanıma sahip olmamaları halinde uygulama aşamasında ciddi aksaklıklar yaşanabilir.

2. İnsan Kaynağı Yetersizlikleri ve Eğitim İhtiyacı:

Elektronik defter sisteminin doğru ve etkin kullanılabilmesi için kullanıcıların bu alanda bilgi sahibi olması gerekir. Ancak birçok işletmede çalışanların bilgi teknolojileri konusundaki bilgi düzeyi sınırlıdır. Bu nedenle, yeni sisteme geçiş sürecinde personelin eğitilmesi ve süreçlerin anlatılması gerekmektedir. Eğitim maliyetleri ve zaman kaybı da işletmeler açısından dikkate değer bir zorluk yaratabilir.

3. Güvenlik ve Siber Riskler:

Elektronik defterler dijital ortamda saklandığı için siber güvenlik tehditleri de uygulamada dikkat edilmesi gereken hususlardan biridir. Veri sızıntıları, kötü amaçlı yazılımlar veya siber saldırılar nedeniyle şirketlerin ticari sırlarının veya önemli belgelerinin ele geçirilmesi riski bulunmaktadır. Bu nedenle, güçlü siber güvenlik önlemleri alınması, verilerin düzenli olarak yedeklenmesi ve erişim yetkilendirmelerinin dikkatli bir şekilde yönetilmesi büyük önem taşır.

4. Yasal ve Denetim Süreçlerinde Uyumsuzluk Riski:

Her ne kadar tebliğ elektronik defterlerin fiziki defterlerle aynı hukuki geçerliliğe sahip olduğunu belirtse de, uygulamada denetim süreçlerinde veya mahkemelerde fiziki delil niteliğinde belge talep edilebilmesi ihtimali devam etmektedir. Özellikle eski alışkanlıklarını sürdüren bazı şirketlerin bu yeni sisteme uyum sağlamakta zorluk çekmesi ve belgelerin denetim sırasında gerektiği şekilde ibraz edilememesi gibi sorunlar ortaya çıkabilir.

5. Yazılım ve Güncelleme Sorunları:

Elektronik defterlerin oluşturulmasında kullanılan yazılımlar zaman içinde güncelleme gerektirebilir veya yeni mevzuata uyum sağlamak için düzenlemeler yapılması gerekebilir. Ancak, yazılım sağlayıcılarının bu güncellemeleri zamanında yapmaması ya da şirketlerin bu güncellemeleri zamanında gerçekleştirememesi halinde defterlerin düzenlenmesinde gecikmeler ve eksiklikler yaşanabilir. Bu durum, yasal yükümlülüklerin ihlal edilmesine ve olası cezai yaptırımlara neden olabilir.

6. Altyapının Sürdürülebilirliği:

Elektronik defter uygulamasına geçiş yapan şirketlerin uzun vadede sistemlerini sürdürülebilir kılabilmesi için yeterli bakım, destek ve yedekleme hizmetlerine sahip olmaları gerekmektedir. Özellikle teknolojiye yatırım yapmaktan çekinen küçük işletmelerde, sistemin bakım ve sürekliliğinin sağlanamaması risk oluşturmaktadır.

7. İşletmeler Arası Geçiş ve Uyum Sorunları:

Birden fazla şirketi veya iştiraki olan büyük gruplarda, farklı şirketlerin aynı altyapıya geçiş süreçleri farklı hızlarda ilerleyebilir. Bu da grup şirketleri arasında uyumsuzluklara ve koordinasyon eksikliklerine yol açabilir. Böyle durumlarda, grup düzeyinde ortak bir strateji ve uyum takvimi oluşturulması gerekmektedir.

Sonuç

"İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ", iş dünyasında dijitalleşme sürecinin bir parçası olarak önemli bir adım teşkil etmektedir. Bu düzenleme, şirketlerin yönetim süreçlerini daha etkin, güvenli ve sürdürülebilir hale getirmeyi amaçlamaktadır. Ancak, elektronik defter uygulamasının başarılı olabilmesi için şirketlerin gerekli altyapıyı oluşturması, çalışanlarını eğitmesi ve yasal düzenlemelere uyum sağlaması gerekmektedir. 

12.06.2025

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.