YAZARLARIMIZ
Erkan Kipik
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
malimusavirerkankipik@gmail.com



KOBİ’lerde Kurumsallaşma Süreci Özeti

Büyümekte olan firmalarda gelişen ve değişen global dünyada işletmelerde alınacak kararları bir sisteme oturtmak çok önemli. Firmaların süreklilik sağlaması ve yeni nesile veya yeni kuşaklara aktarılması bu konuyu çok önemli duruma getirdi. Sağlıksız ve sistemsiz büyüme beraberinde önemli problemleri getirmektedir.

Tüm firmaların ve özellikle aile şirketlerinin çok önem vermesi ve kararlılıkla üzerinde durması gereken bir konudur. Global Family Business Consultants tarafından yapılan bir araştırmada Aile şirketlerinin % 5 aile içi çatışma, % 14 aileler arası kavga, % 19 miras kavgası, % 19 kardeş yeğen-kuzen çatışması, % 43 kardeşler arası çatışma nedeniyle yok olmaktadır. Birinci Kuşakta son bulan aile şirketi sayısı %80, İkinci Kuşağa ulaşanların oranı%16 Üçüncü Kuşak ve sonrasına devam edenlerin oranı ise %4 dür.

Türkiye'de ve dünyada aile şirketi olarak kurulan ve uzun yıllar ayakta kalmış güçlü şirketler vardır. Sabancı Holding, Doğuş Holding,  Eczacıbaşı, Levi's, Ford, Adidas, Bosch, Puma, Vestel, Yaşar Holding, Fiat bunların en iyi örnekleridir.

Kurumsallaşma; bir işletmenin belli bir hedef doğrultusunda hiçbir kişiye bağlı kalmadan sisteme bağlı kalarak yapının kurulması ve devam etmesidir.

Özetle;  Bir amacı olması, hedef odaklı olması, kişilere bağlı kalmaması, sistemsel ilerlemesi ve standart kuralların konulması ve objektif olması.

Kısacası "Kendi kendini yöneten işletmelerin var olmasıdır."

1- KURUMSALLAŞMAK İÇİN BASİT ADIMLAR NELERDİR?

Öncelikle işlemlere başlamadan önce mevcut durum analizi ve SWOT analizi yapılmalıdır. (GÜÇLÜ-ZAYIF yönler belirlenmeli, FIRSAT –TEHDİT ler ise şeffaf bir şekilde ifade edilmeli.

a- İş ve görev tanımları açık seçik yapılmalıdır,
b- İşletme içi kurallar belirlenmeli ve şirket anayasası için cep kitapçığı oluşturulup tüm personele dağıtılmalı

c- Yönergeler/politika ve prosedürler belirlenmeli, matbu form ve belgeler numaralandırılarak oluşturumalı,
d- İşletmedeki tüm departman ve birimlerin (Personel, mali işler, üretim, satış & pazarlama v.b. gibi) iş akışları tespit edilmelidir,
d- Firmanın kendine özgü ilkeleri vizyon ve misyon u ortaya konmalıdır,
e- Yetki ve sorumluluklar net olarak ortaya konmalı ve uygulanmalı ve takip edilmesi sağlanacak sistem kurulmalı,
f- Yetki ve sorumluluklar, gerekli kişilik ve yetkinlik analizlerine istinaden o yetkiyi veya sorumluluğu taşıyabilecek kişilere verilmelidir.

g- Nihai kararlar istişare ile alınmalıdır.

Kurumsallaşmanın başarısı öncelikle ve net olarak tüm tarafların ve kişilerin bunu istemesi ve inanması ile sağlanabilir. Zincirin halkaları gibi tüm halkaların sıkı sıkıya bağlı ve en ufak paslı bir halka olmaması gerekir. Kararlı olmak ilk önemli noktadır. Öncelikle Sistem Kurmak ve standartlaşmak için gerekli süreci başlatmak gerekmektedir.  Kurumsallaşma isteğinde firmada uzun yıllardır görev alan  kişilerde ve yeniliğe/gelişime açık olmayan kişilerde direnç olabiliyor.

Kurumsallaşma sürecine firmanın ihtiyaçları, vizyonu misyonu ve hedefleri doğrultusunda şirket yapısı belirlenmeli ve mevcut durum analizi yapılarak stratejik birimler oluşturulmalıdır. Şirketin karakterini ortaya koyarken; işletmelerin büyüklüğüne, sektörüne, hedeflerine, kültürüne v.b. özelliklerine göre farklılık gösterebilir.

Stratejik Planlamalar yapılmalı, bu planların şeffaf, ölçülebilir olması ve firmaya özgü olmasına dikkat edilmelidir. Çünkü her kurumsallaşma ilkeleri ezber gibi her firmada aynı kopyala yapıştır gibi olamaz. Olsa da sürekliliği olmaz kısa sürede sistem eski haline döner. Çalışanların sisteme inancı kalmaz.

Her çalışanın mutlaka görev tanımları olmalıdır. Yetki ve sorumluklar net olarak belirlenmelidir.

2- FİRMANIZA ÖZEL PROSEDÜRLER, YÖNETMELİKLER OLUŞTURMAK

Kişilere bağımlı olmadan işlerin aksamadan yürümesi için yazılı kurallar ve yazılı prosedürler belirlenmelidir. Örneğin; bir personelinize araç verildiğinde zimmet durumu, terfi durumu olsa, istifa etse, izinli raporlu, seyahatte olsa vb. durumlarda ne yapılacağı İnsan Kaynakları ve İdari İşler prosedüründe açıkça belirtilmiş olmalıdır. Matbu formların da düzenlenmesi ve kararlılıkla uygulatılıyor olması gerekmektedir.

Bunun için de;

  • İşletme Anayasası,
  • Satın Alma Prosedürü,
  • Prim Yönetmeliği,
  • Disiplin Yönetmeliği,
  • Ödül Yönetmeliği,
  • Kalite Sistemleri Yönetmeliği,
  • İnsan Kaynakları ve İdari İşler Prosedürü

Vb. oluşturulmalıdır.

Yukarıda belirtilen politika ve prosedürleri uygulamak için en önemli konu; tüm personeli istişare ile sisteme, politika ve prosedürlerde dahil etmektir, fikirlerini almaktır. Üst yönetim kural koyar ancak çalışanlar kurallara uymaz ise sistem kurmak hiçbir işe yaramaz. Çünkü sistemi devam ettirecek olan çalışanlardır. Yöneticiler ise bu kuralları uygulatacak olan kişilerdir. Sistem kuralların konulması kadar kuralların uygulatılması ve denetimini de gerektirir.

Politika/Yönetmelik/Prosedürlerin hazırlanması aşamasında personelinizden görüş almak, onlara fikir sormak, çalışanları sisteme dahil etmek işverene her zaman avantaj getirir. Çalışan kendi dahil olduğu sistemde  kurallara çabuk adapte olur, uygular, olumsuzluklar karşısında mazeret bulmaz, işini sahiplenir, kendini firmanın parçası olarak görür işyerine bağlılığı artar, motivasyonu ve başarısı  artar. Ancak sözde değil özde olacak şekilde.  Teoride değil Pratikte de…

3- YAZILI KURALLARI PERSONELE TEBLİĞ ETMEK

Yazılı kuralları ve görev tanımlarını personele tebliğ ediniz ve tebellüğ edilen evrakları İnsan Kaynakları Biriminde özlük dosyasında muhafaza ediniz. Personele tebliğ edilmeyen hiçbir konunun hukuki değeri yoktur.

4-KAYIT ALTINA ALMAK

İş hukuku ve kalite Yönetim sistemi çalışmalarımızı kayıt altına almamız gerektiğini vurgular. Belge  niteliği taşıyan, kayıt altına alınmadığında aksaklık ve risk oluşturacak her türlü işleri kayıt altına almalısınız. Örneğin personele eğitim verdiğinizde eğitim katılım formları ve eğitim değerlendirme formlarını kayıt altına almanız gibi. Bu küçük gibi görünen önemli  konuları atlamayın.

5- İŞ AKIŞLARINI HAZIRLAMAK VE ETKİN YÖNETİCİLİK

Yapılan işin en ince noktasına kadar aşama aşama tablolaştırıp nasıl yapılacağını yazılı hale getirilmesidir. İşin bir kere yazılı hale getirilip, gerekli durumlarda revize ettiğiniz takdirde iş süreçlerinizde asla sıkıntı yaşamazsınız.

Bu faaliyetlerin etkin bir şekilde yapılabilmesi için işinde uzman, konusuna hakim, çalışanlara yön verecek, yol gösterecek, çalışana liderlik edecek profesyonel yöneticilere ihtiyaç vardır.

6- ÇALIŞANA SAYGI DUYMAK VE DEĞER VERMEK

Dünyada marka olmuş ve büyük şirketlerin başarı sırrı "çalışanına verdiği değer de saklıdır". Çalışanın performansının artması adına ona imkan sunan, onu mutlu etmek ve motivasyonun artması için çaba gösteren işverenler mutlu personel yarattığı için büyük başarılara imza atmışlar ve büyük hedeflerine her zaman kavuşmuşlardır.

Tüm bu açıklamalar ışığında;  Kurumsallaşmak istiyorsak  önce inanmak gerekir. Kişilere bağımlı kalmadan sisteme dayalı kuralların konulmasıdır. Her gelenin kendi arzu ve isteklerine göre karar ve uygulamaları devreye koyamamasıdır. Bunun içinde İşletmelerin amaçları  doğrultusunda işlerin aksamadan devam etmesi, büyümesi, profesyonel bir yönetim anlayışı ile sürdürülebilir başarının sağlanabilmesi için ve sağlıklı büyüme için kurumsallaşma şarttır. Böyle güçlü şirketler olduğu sürece hem işverenler hem de çalışanlar daima kazanacaktır.

Şirketler ne kadar sağlıklı ve sürdürülebilir büyürse ülkemiz için o kadar İstihdam artar, yeni gelecek kuşaklar daha yaratıcı fikirlerle ümidini korur, çalışanların motivasyonu artar.  Ülke ekonomisi daha yaratıcı ve sistemsel şirketlerle karlılık durumlarını da etkilediği için sağlıklı bir büyüme ortaya konabilir.

Kaynakça:

04.08.2021

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

GÜNDEM