Selçuk Gülten
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
selcukgulten2@hotmail.com

Elektronik Defter ve Elektronik Belgelerin İmhası - 2

Belge değerlendirme, bazı bilgileri, bazı soruları ele almak üzere tasarlanmıştır. Hangi belgeler geçici olarak (ve ne kadar) saklanmalı, hangileri kalıcı olarak muhafaza edilmeli, hangi belgeler imha edilmeli? Muhasebe defterlerinin ve ticari belgelerinin saklama sürelerini düzenleyen çeşitli kanunlar bulunmaktadır. Türk Ticaret Kanunu, Sosyal Sigortalar Kanunu 10 yıl, Vergi Usul Kanunu 5 yıl gibi farklı süreler belirlenmiştir. Bu kanunlar ve ilgili mevzuat incelendiğinde elektronik defter ve elektronik belgelerin imhasına ilişkin herhangi bir düzenleme olmadığı görülmektedir.

Ticari kuruluşlar, genellikle çeşitli yasal ibraz taleplerin yapılabileceği zamanaşımı sürelerine güvenirler. Yasal zamanaşımı süreleri bittikten sonra belgelerini imha etmeyi tercih eden ticari kuruluşlar bulunmaktadır. Ancak kurumsallaşma yönünde yol almış olan kuruluşlar dijital arşivler oluşturmaktadır. Bu kuruluşlar eski fiziki veya kağıt ortamındaki belgeleri, bu alanda profesyonel firmalar aracılığıyla dijital ortama taşımakta, sonrasında fiziki (kağıt) belgelerini imha etmektedirler. Oluşturulan dijital arşivlerde uygun dijital etiketlemeler ve tasnifler yapılması, belge arama sürelerinin azaltılması gerekir.

Tablo 1: Kağıt ve Dijital Arşivlerin İşlem Süreleri

İşlem	Kağıt belgeler için ortalama işlem süresi	Elektronik belgeler için ortalama işlem süresi
Belge kaydı	3 dk.	1 dk.
Belgede arama	5 dk.	1 dk.
Belge ara	10 dakikadan başlayarak	2 dk.
İlgili Merciye İbraz	10 dakikadan 2 güne kadar	2 dk.
Rapor Oluşturulması	30 dakikadan başlayarak	10 dk.

Tablo 1’in incelenmesinden dijital arşivlerde yapılan işlemlerin kağıt arşivlerdeki işlem sürelerine göre çok daha hızlı olduğu anlaşılmaktadır.

1.GİRİŞ

Son zamanlarda yönetim süreçlerini etkin bir şekilde desteklemek için yeni araçlar ortaya çıktı ve ivme kazandı. Bu araçlar arasında yönetim iletişimlerinin kolaylaştırılması amacıyla tasarlanmış yazılımlar da bulunmaktadır. Bu tür yazılımların bileşenleri arasında, örneğin belge elektronik yönetim sistemlerine entegre edilen dijital imzalar, elektronik belgeler ve dijital arşivler yer almaktadır. Elektronik veri alışverişi, neredeyse herkesin her gün karşılaştığı bir gerçektir. Bu alışveriş, bilgisayar ağları, bilgi sistemleri, e-posta, internet ve çok çeşitli diğer yazılım ve donanımlar aracılığıyla gerçekleşir.

Elektronik belge yönetimi, elektronik olarak gönderilen belgelerle çalışmak için birleşik bir mekanizmadır. Elektronik bir belge, elektronik dijital imzaya sahip olabilir, belirli bir depolama ortamında kaydedilebilir ve belirli bir biçimde bir dosya olabilir. Elektronik belge yönetimi ile, dış koşulların değişmesinde, dağılım biçiminin değişim gerekliliği gibi çeşitliliği, belge kapasitesinin yeniden ölçümü için çok daha az çaba sarf edilecektir. Birçok kuruluşun elektronik belge yönetiminin faydalarını anlamaktadır:

1. Ofislerde bulunan basılı versiyonların saklanması için depolama alanını küçültür.
2. Fotokopi maliyetlerinin azaltılması, yani kağıt ve diğer sarf malzemelerinin maliyetini azaltılması mümkün olur.
3. Kağıt harcamalarıyla ilgili maliyetleri azaltır.
4. Departmanlar arası belge işleme ve gönderme sürelerini, ayrıca taslak raporları koordine etmeyi ve onaylanma sürelerini kısaltır.
5. Personelin evrak işlerinde harcadığı zamandan tasarruf etmelerini sağlamak, bu da verimli faaliyetlerin daha fazla zaman ayırması anlamına gelir.

Elbette her yenilikçi sistem gibi, elektronik belge yönetiminin hem olumlu hem de olumsuz etkileri vardır. Bilgi teknolojisinin bile zamanında ve değerli kaynak olduğu. Elektronik belge yönetim sisteminin sistemlerini, süreleri daha verimli bir şekilde kullanır. Bir diğer olumlu yön ise, insanların kağıdı olan talebinin azalması nedeniyle çevrenin korunmasına yaptığı katkıdır.

Dijital arşiv oluşturma ve belge imha sürecinde profesyonel şirketlerden hizmet satın alma sıklıkla tercih edilmektedir. Modern arşivleme merkezleri, kayıtlarının profesyonel depolaması için kabul edilerek, ofislerde kağıtsız teknolojilere olanak sağlar. Bu sürecin dış kaynak kullanımı, şirketlerin asıl stratejiye odaklanmasını sağlar. Ayrıca müşteri ofis politikasını daha verimli kullanma fırsatını elde eder. Şirketlerin arşiv belge tarama merkezleri, modern, yüksek hızlı tarayıcılarla donatılmalıdır. Şirketler, sürekli dolaşımlı, planet ve düz yataklı tarama hizmetlerini kullanarak haftada bir milyon birimden fazla çeşitli formatta belgeyi tarayabilir. Elektronik fatura bütünüyle dijital formattadır. Elektronik arşiv faturalar ise bazen kağıt ortamında da müşteriye iletilebilmektedir. Elektronik arşiv faturaların kağıt çıktılarının da taranması ve dijital ortama aktarılması mümkündür.

2.ARŞİVLEME MERKEZLERİNİN KULLANIMI

Arşivleme merkezlerinin kullanımının temel amacı, depolama biriminin kiralaması ve ekipmanla ilgili maliyetlerin azaltılmasının yanı sıra, fiziki belgelerin dijital ortama aktarılarak, imhasının sağlanmasıdır. Günümüzde büyük firmalar, depolama maliyetlerini düşürmeyi, alan açmayı, kayıp ve hasar riskini azaltmayı amaçlayan, yeni belge depolama ve bakım teknolojilerine hakim olma stratejisine geçiş yapmaktadır. Firmalar, dış mekanlarda arşivlerini depolama konusunda isteksiz olduklarından, dijitalleşmeye dayalı yeni teknolojilere yönelmektedir.

Arşiv dokümantasyon yönetimiyle ilgili bir dizi görevinin üçüncü taraf sağlayıcılara devredilmesini içeren arşiv dış kaynak kullanımı giderek önem kazanmaktadır. Bilgilerin elektronik biçimdeki dış kaynak kullanımı yoluyla dijitalleşmesinin giderek arttığı görülmektedir. Arşiv depolaması için belgeler dış kaynak kullanımı yoluyla, taranabilir, etiketlenebilir, barkodlanabilir, imha sorunları çözülebilir, cihazların işleyişi ve hazırlanmasıyla ilgili depolanan arşiv listesi ele alınır ve ekonomik verimlilik programlaması yapılabilir.

Tablo 1: Ticari bir kuruluşun arşivinin dış kaynak hizmet alımı ile dijitalleşmesi

Projeksiyon	Hedefler	Görünümler	Olaylar	Göstergeleri
Finans	Kar artışı, maliyet azalışı	Kar payında artış ve satış hacminde büyüme	Hizmetlerin dijital konumlandırılması,	Kâr = Dijital Arşiv hizmetlerinden elde edilen gelir – Arşiv merkezleri maliyetleri
Müşteriler	Hizmet kalitesi, marka değeri ve memnuniyetin artması.	Müşteri ile ilgili gelişmeler, sadakatte artış	Herkese açık alanda olumlu yorumlar yayınlanıyor	Sadık müşteri yüzdesi- Memnuniyetsiz müşteri yüzdesi
Eğitim	Yeni teknolojilerin geliştirilmesi, eğitimler	Eğitim programları, yeniliklere hakimiyet artışı	Çalışanların fiziksel belgelerden kurtarılması	Toplam çalışan sayısı /Temel dijital becerilere sahip çalışanların yüzdesi
İşler	Yenilikçi teknolojilerin korunması (belgelerin dijital olarak saklanması)	Elektronik belgelerin erişilebilirliği, korunması, imhası.	Arşiv dosyalarında aramalarda hız kazanma	Fiziki Arşiv Arama Süresi/ Dijital Arşiv Arama Süresi

Tablo 1’de dijital bilgi ekonomi çerçevesinde kaynak dış kullanım esasına göre ticari bir arşiv geliştirme stratejisinin ana planlamasının faydaları yer almaktadır. Dış arşivleme şirketlerinin, belge yönetim prosedürlerini inceleyerek ve dış depolama teknolojilerinin kullanım deneyimini araştırarak, süreçleri fiziken görülerek, fiziki belgelerin dijitale taşınması için geçecek süre ve katlanılabilecek maliyet formüle edilebilir.

Pratikte, büyük miktarda dosyayı imha etmek, her şeyi basitçe kağıt öğütücüye atmaktan ibaret değildir. Şunların sağlanması şarttır:

• Baştan sona tam gizlilik;
• Çevreye duyarlı atık bertarafı
• Tüm sürecin belgesel kanıtı.

Elektronik belge yönetimine geçiş, yalnızca teknik hazırlık değil, aynı zamanda net bir bilişsel, kültürel, yönetimsel hazırlıkta gerektirir. Bu da içeriğin yasallığını ve şeffaflığını sağlayan bir dizinin iç prosedürün oluşturulmasını gerektirir.

3.ELEKTRONİK BELGELERİN İMHASI

Her yıl, Türkiye genelindeki şirketlerde ve kurumlarda, gelişmiş kapsamlı elektronik kayıt hacmi artmaya devam etmektedir. Bununla birlikte, elektronik dosyaların saklanmasını düzenleyici veya sistematik verileri ne yazık ki henüz ölçülememektedir. Ofis yönetiminin temel süreçlerinden biri, elektronik bilgilerin saklanmasıdır; Yani bir kurumun belge saklama sisteminin bir parçasıdır. Belge ister kağıt ister elektronik olsun, kaydedildiği süreler boyunca saklanmalıdır.

Belirtildiği gibi, elektronik arşiv, bir kurumun elektronik belge depolama sisteminin bir parçasıdır. Elbette bu, belgelerin elektronik kopyalarının dosyaları olarak özel bir veri tabanına alınmalı ve bu sayede bir elektronik arşiv depolanmayla gerçekleştirilmelidir. Hatta gerçek bir arşiv bile değildir, çünkü orijinal belgeler arşivine teslim edilirken, elektronik arşiv taranmış kopyalardan oluşur. Kağıt belgelerin taranmış kopyalarından oluşan bir koleksiyon arşivi değildir ve elektronik belge, kağıt belgenin taranmış bir kopyası değil, orada oluşturulmuş bir belgedir.

Elektronik bilgilerin imhası, kağıt kayıtların imhasına benzer. Öncelikle saklanması gerekmeyen elektronik belgelerin kayıt sırası alınır ve ardından kayıtlara (envanterlere) ilişkin notlar işlenir. Diskler, imha edilen kağıt belgelerle birlikte, yani kurtarılmalarını engelleyecek şekilde, yakma fırınına veya parçalama makinesine gönderilir. Verilerin imhası, devlet kurumları, diğer yapılar ve şirketler tarafından sırları korumak için kullanılır. Depolama aygıtlarında saklanan bilgilerin silinmesi için birçok çalışma vardır ve bunların tercihlere göre özel yazılımlarda çalıştırılır. Kayıtlı elektronik defter ve belgeleri silmenin amatör düzeyde kullanılabilecek 3 yöntemi bulunmaktadır:

1. Çöp kutusuna taşıma;
2. Silme (Shift+Del);
3. Özel programlar (özel yazılımlar) kullanılarak kaldırma.

Öncelikle “Geri Dönüşüm Kutusu” kullanarak imhayı içeren standart silme yönteminin kaydını değerlendirelim. Bu yöntemle bir metin belgesi (.txt) dosyası oluşturulur. Silme işlemi elektronik defter veya elektronik belgenin içeriğini değiştirmez, çünkü silinen şey defter veya belgenin kendisi değil, yalnızca bilgisayardaki metin belgesinin sakladığı adrestir. Başka bir ifadeyle, silinen bilgi değil, ona erişimdir. Silinen bilgileri tekrar erişim sağlamak için “Geri Dönüşüm Kutusu”'ndan geri yüklemeniz yeterlidir.

Bilgileri silmenin bir sonraki yöntemi, kalıcı silme işlevidir (Shift+Del). Dosya Geri Dönüşüm Kutusu uygulamasını atlar ve Windows uygulamaları kullanılarak konum kurtarılamaz. Bir kapsamlı arama, bilgilerin kurtarılabilir olup olmadığı ve sürücünün kalıcı olarak silinmediğini doğrulayabilir.

Silinen (kayıp) verileri kurtarmak için birçok özel program bulunmaktadır. Bu kurtarma, veri kurtarma için aşağıdaki programlar kullanılabilir. Depolama belleğindeki bilgilerin kesin olarak silinmesi (garantili silme) yöntemleri de bulunmaktadır.

4.ELEKTRONİK İMZA, MALİ MÜHÜR VE KURUMSAL MÜHÜRLERİN İMHASI

Kurumsal mühür, bir tüzel kişiliğin yetkililerinin dijital ortamda belirlenmesinin yollarından biridir. Günümüzde kaşe veya mühür siparişi vermek kolaydır ve üretim uzun sürmez. Eskiden bu, zahmetli, titiz ve yoğun emek isteyen, manuel bir işlemdi. Kurumsal mühürlerin nasıl doğru şekilde yönetileceği, nerede saklanmaları ve yaklaşık ömürlerini bilmek faydalı olabilir.

Elektronik imzalar, mali mühürler, kullanımından ve güvenliğinden sorumlu olan orijinal kişiler tarafından muhafaza edilir. Mali mühür veya elektronik imzalarla beraber şifrelerinin aynı ortamda saklanması güvenlik zafiyeti oluşturabilir. Eğer özel bir devlet sicilinde kayıtlı bilgileri bulunan bir dijital mührün imhasından bahsediyorsak, o zaman bir sistem hizmetinden yararlanılabilir. Çünkü dijital mührü kayıt altına alan siciller, genelde kayıp, çalıntı, kullanımı iptal bildirimi gibi alanlar bulundururlar.

Mali mühür, elektronik imza gibi cihazlar 3 yıl gibi belirli süreler dahilinde kullanılabilmektedirler. Bu sürelerin bitmesiyle cihazlar, eğer süre uzatma veya yeniden cihaz talep etme gibi süreçler başlatılmamışsa geçerliliklerini kaybederler.

5.SONUÇ

Müşteri bilgilerini, sözleşmeleri ve finansal verileri korumak için gizli belgelerin imha edilmesi şarttır. Bu nedenle, kağıtları normal çöpe atmak yeterli değildir. İdeal olarak, evrakların parçalanması, kontrollü yakılması veya özel bir belge imha hizmeti kullanılması önerilir. Ayrıca, önemli belgeleri imha etmeden önce dijital ortama aktarmak faydalı olacaktır. Bu sayede, güvenliği tehlikeye atmadan bilgilere erişimi koruyabilirsiniz.

Dijital belgelerin imha edilmesi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum sağlanarak, müşteri, çalışan ve tedarikçi verilerini koruyarak veri sızıntılarını ve para cezalarını önler. Gereksiz kayıtların tutulması, bir şirketi dolandırıcılıktan düzenlemelere uymama nedeniyle yaptırımlara kadar çeşitli risklere maruz bırakabilir. Doğru belge yönetimi, müşteri verilerini, muhasebe bilgilerini ve ticari sırları korur. Belge imhası, içerdiği bilgilere erişimi veya bu bilgilerin geri alınmasını engellemek amacıyla fiziksel veya dijital kayıtların kontrollü ve güvenli bir şekilde ortadan kaldırılmasından oluşur.

12.10.2026

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Telif Uyarısı: Bu makalenin en fazla %20'si, kaynak gösterilip aktif link verilerek paylaşılabilir. Aksi takdirde yasal işlem başlatılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.250 TL  Ayrıntılar için tıklayın.