Selçuk Gülten
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
selcukgulten2@hotmail.com

Standartlaştırılmış Denetim Dosyası SAF-T’den Ne Anlamak Gerekli

Küresel bir standart olması iddiasıyla OECD tarafından geliştirilen mükellefler ile vergi idaresi arasında vergiyle ilgili verilerin, elektronik defterlerin, elektronik faturaların elektronik ortamda bir denetim dosyası içerisinde iletilmesini sağlayan SAF-T önemli bir yaklaşımı ifade etmektedir. Bir vergi mükellefinin her an denetime hazır dijital bir dosya oluşturmasını hedefleyen yaklaşımda elektronik defterler, gelir ve gider elektronik faturaları, e-arşiv faturaları, ilgili ayın mizanı gibi denetime tabi unsurlar dijital formatta bir araya getirilir. Oluşturulan denetim dosyası, aylık, üç aylık veya yıllık dönemler halinde ilgili vergi idaresi sisteminde saklanır. Böylece mükelleflerin muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini yerine getirememesi riski de azalmış olmaktadır.  Standartlaştırılmış Vergi Denetim Dosyası (SAF-T), finansal verilerin tutarlı ve güvenilir bir formatta standartlaştırılmış olarak raporlanmasına olanak sağlamaktadır.

1.GİRİŞ

SAF-T diye kısaltabileceğimiz elektronik denetim dosyası, vergi denetimi amacıyla verilerin depolanmasına ve iletilmesine olanak tanıyan standart bir formatta (XML) oluşturulmaktadır. Vergi mükelleflerinin yerel formatlarda birden fazla rapor sunması yerine yalnızca tek bir standart raporlama dosyası sunmalarına yardımcı olmak amacıyla elektronik denetim dosyası oluşturulması ihtiyacı ortaya çıkmıştır. SAF-T'nin rolü vergi idaresine, vergi incelemeleri için raporlamayı basitleştirmek ve ulusal vergi makamları ile vergi mükellefleri arasındaki iletişimi kolaylaştırmaktır. OECD, SAF-T dosyasının (XML) adı verilen standart bir formatta oluşturulmasını ve versiyona göre dört veya beş ana bölüm içermesini şart koşmuştur: maddi duran varlıklar, stoklar, satış faturaları, satın alma ve gider faturaları, yevmiye defteri ile defter-i kebir.

İlk olarak 2005 yılında OECD tarafından yayınlanmış ve 2010 yılında önemli ölçüde revize edilerek genişletilmiştir. Avusturya, Fransa, Lüksemburg, Litvanya, Norveç, Polonya ve Portekiz dahil olmak üzere birçok ülkedeki vergi makamları bu standardı başarıyla benimsemiştir. Günümüzde çeşitli ülkelerde, SAF-T dosyalarının çeşitli versiyonları uygulanmaktadır. SAF-T güncel dosyası, vergi denetimi amacıyla verilerin depolanmasını ve iletilmesini sağlamaktadır. Esasen vergiye gönüllü uyum sağlamak amacıyla vergi makamlarının paradigmasını değiştiren SAF-T dosyasının getirilmesinden kaynaklanan yeni koşullara vergi mükelleflerinin hazır olmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış yenilikçi, süreç tabanlı bir yöntemdir.

2.SAF-T STANDART DENETİM DOSYASI AMAÇLARI

SAF-T dosyası, finansal verilerin çevrimiçi erişim yoluyla dışa aktarılması işlevi sayesinde vergi mükellefleri ve vergi makamları arasındaki iletişimi optimize etmeyi sağlar. SAF-T dosyası aracılığıyla veri toplamaya dayalı vergi denetim sistemi, tüm vergi mükelleflerinin kayıtlarına doğrudan erişim imkânı sayesinde önemli ölçüde değişmiştir. SAF-T dosyası dört bölümden oluşmaktadır (OECD, 2010):

1) Başlık (Mükellef bilgileri, dönem bilgileri gibi);

2) Ana dosyalar;

3) Defter kayıtları;

4) Belgeler.

Nisan 2010'da standart vergi denetim dosyasının ikinci, önemli ölçüde genişletilmiş bir sürümü yayınlanmıştır. Bu yeni 2.0 sürümünde, “Ana Dosyalar” bölümüne sekiz alt birim eklendi:

1) Vergiler (beyannameler, tahakkuklar gibi);

2) Birimler tablosu;

3) Analiz türü tablosu;

4) İşlem türü tablosu;

5) Ürünler, Üretim Maliyetleri;

6) Fiziksel envanter, (Stok Sayımı Listesi gibi);

7) Ortaklar;

8) Maddi Duran Varlıklar.

Belgeler bölümünde ise, ilgili birimler bağlamında muhasebe kayıtlarına intikal eden belgeleri gösterir:

1) Satış faturaları;

2) Satın alma ve gider faturaları;

3) Ödeme belgeleri gibi.

Bu dosya hazırlandıktan sonra mükellef tarafından vergi idaresine incelenmesi amacıyla manuel veri gönderimi artık gerekli değildir. Vergi idaresi tanımlanmış ve daha doğru bir mali denetim için bir önceden hazırlanmış bir denetim dosyasını inceleme olanağına sahip olur.

Defter kayıtları bölümünde ise vergi mükellefinin e-yevmiye defteri, defteri kebiri varsa e-envanter defteri, berat dosyaları, defter berat raporu gibi dosyaları yer almaktadır. Türkiye’de kayıt saklama gereksinimleri şeklinde bir tebliğ taslağı hazırlanmış ve bu taslağa göre istenen belgeler şu şekilde planlanmıştı.

· Satış kayıtları,

· Alış kayıtları,

· Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları,

· İthalat kayıtları,

· İhracat kayıtları,

· Üretim kayıtları,

· Diğer kayıtlar

Tabi bu dosyalar ilgili ülkelerin alışılmış vergi ve muhasebe sistemlerine göre değişiklikler göstermektedir. Esas olan SAF-T vergi denetim dosyası ile ay biter, mükellef denetime hazır hale gelir mantığının yerleştirilmesidir. Örneğin planlanan Türkiye uygulamasında muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi yeterli görülmüştür:

1) .xlsx - Microsoft Excel dosyası,

2) .txt - Düz metin dosyası,

3) .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,

4) .xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası

Bu dosyaların oluşturulup, vergi denetimine hazır hale getirildikten sonra, Maliye Bakanlığı sistemlerine yüklenmesi ile beraber, mükellefler 5 yıl-10 yıl gibi çok uzun süreler defter ve belgeleri muhafaza ve ibraz yükümlülüklerinden kurtulabileceklerdir.

3.SAF-T DOSYASI AVRUPA BİRLİĞİ

Portekiz 2008 yılından bu yana SAF-T dosyasını kullanmaktadır. Bazı vergi mükellefleri için 2010 yılından sonra zorunlu hale getirilmiştir. OECD tarafından yayınlanan versiyon 1.0 biraz geliştirilerek Portekiz’e uygun bir yapı üretilmiştir. Portekiz vergi idaresi ayrıca, dosya verileri üzerinde elli değişik parametre üzerinden kontrol gerçekleştiren kendi vergi denetim dosyası okuma ve analiz programını da geliştirmiştir.

Polonya 2016 yılında standart bir vergi denetim dosyası uygulamaya başladı. Başlangıçta, sadece büyük vergi mükelleflerinin devlet kurumlarına tek bir kontrol dosyası sunması gerekiyordu. Ocak 2017 tarihi itibarıyla bu yükümlülük küçük ve orta ölçekli mükelleflere de genişletilmiştir.

Litvanya’da Polonya gibi 2016 yılında SAF-T denetim dosyası uygulamasına başlamıştır. İlk etapta net satış hasılatı bir önceki yıl 300.000 Euro ve üzeri olan vergi mükellefleri için denetim dosyası uygulaması zorunlu hale getirilmiştir.

Romanya, 2022 yılından itibaren tüm kurumlar vergisi mükellefi şirketlerin SAF-T denetim dosyası kullanımını zorunlu hale getirmiştir. Danimarka ise, OECD Standart Denetim Dosyası versiyon 2,0 uygulamasını geliştirmiştir. Danimarka 01 Ocak 2024 itibarıyla sınırlı uygulamayı hayata geçirmiş olup, SAF-T uygulamasını tüm şirketlere uygulamayı planlamaktadır.

Fransa, Almanya, Lüksemburg, Hollanda, Avusturya, Finlandiya veya Slovenya'da ise bazı mükellefler için sürekli olarak SAF-T uygulamalarının sunulmasının zorunlu olduğu, ancak genel olarak standart denetim dosyasının vergi makamlarınca istendiğinde sunulmasının esas olduğu karma yapılar görülmektedir.

Avrupa birliğine üye olmayan ülkeler arasında, Singapur'da vergi denetim dosyası kullanılması dikkat çekmektedir. Singapur SAF-T'nin, OECD SAF-T dosyalarından farkı, "Defter Kayıtları" bölümünün sınıflandırılmış olmasıdır. Singapur ayrıca SAF-T kullanmak zorunda olan vergi mükelleflerine bu maliyetlerinin %50’si kadar destek sağlamaktadır.

SAF-T'nin ulusal uygulamaya geçirilmesinden önce, vergi denetim dosyasını uygulayan ülkeler, pilot projelerden ve gönüllü uygulamadan başlamışlardır. Daha sonra belirli kategoriler veya tüm vergi mükellefi türleri için standart bir dosyanın zorunlu olarak sunulmasına kadar kademeli bir uygulama geliştirmişlerdir. Çoğu zaman, dosya formatının iyileştirilmesi ihtiyacı, farklı muhasebe sistemlerindeki yazılım uyumsuzluğu gibi nedenlerle muhasebe verilerinin gerekli formata dönüştürülmesini sağlayacak bir dönüştürücüler oluşturulmasına zorunlu kılmıştır.

4.SAF-T DOSYASI AVANTAJ VE DEZAVANTAJLARI

SAF-T dosyasının sunulma sıklığındaki farklılıkların kendi dezavantajları ve avantajları olduğu söylenebilir. Mükellefler, bu dosyayı sunma yükümlülüğünün ne zaman ortaya çıktığına bakılmaksızın sunabilecek şekilde muhasebe kayıtlarını tutmak zorundadır ve bu da ek maliyetler gerektirir. Bununla birlikte, SAF-T dosyasını hazırlarken mükellefler, muhasebelerindeki hataları veya tutarsızlıkları zamanında fark edebilir ve bunları zamanında düzeltebilir, böylece yaptırımlardan veya para cezalarından kaçınabilirler.

SAF-T, denetlenen şirketin finansal verilerine tutarlı ve düzenli bir şekilde kolay ve hızlı erişim sağlayarak vergi denetim sürecini basitleştirir. SAF-T dosya verilerinin sadece vergi müfettişleri tarafından denetim yapmak için değil, aynı zamanda şirket ihtiyaçları için de kullanılabilir. Sistematize edilmiş veriler, şirketin yönetsel amaçları için de faydalı bilgiler sağlayabilir.

5.SONUÇ

Günümüzde içinde bulunduğumuz yapay zeka ve dijitalleşme çağında muhasebe bilgilerinin hızlı, hatasız, istenilen zamanda ve formatta hazırlanması önemli hale gelmiştir. Muhasebe klasik anlamda kayıtlama fonksiyonunu yapay zekaya, yazılımlara, muhasebe programlarına, otomasyon sistemlerine devretmeye başlamıştır. Muhasebenin sınıflandırma ve özetleme fonksiyonu da benzer şekilde etkilenmektedir. Ancak analiz ve yorumlama hala meslek mensuplarının kişisel bilgi ve becerilerine, deneyimlerine bağlı olarak profesyonel bir çaba gerektirmektedir.

Vergi denetimlerinin KURGAN, VEDAS, KAŞİF gibi yapay zekâ destekli algoritmalar tarafından gerçekleştirilmesi, makine öğrenmesi, yapay sinir ağları, doğal dil işleme modelleri gibi yeni ve modern tekniklerle gerçekleştirilmesi, muhasebe sistemlerini de dönüştürmektedir. Günümüzde vergi incelemelerinin oranları artmakta, yapay zeka aracılığıyla milyonlarca mükellef çeşitli parametreler ve risk puanlamaları aracılığıyla taranmaktadır. Bu durumda vergi mükelleflerinin her an bir inceleme olacakmış gibi e-defter ve e-belgelerinin belirli bir formatta örneğin SAF-T standart vergi denetim dosyası modelinde muhafaza ve ibraz edilmesi önem kazanmaktadır.

Yıl biter, dönem sonu işlemleri yapılır, kapanış fişi oluşturulur, kâğıt defter döneminde defterler yazdırılırdı. Hatta bazı meslektaşlar “ben yazdırmıyorum sadece inceleme olursa veya mahkeme isterse yazdırıyorum” gibi beyanlarda bile bulunurlardı. Ancak günümüzde ulaşım ve iletişim olanakları çok artınca insanlar saatlerle, dakikalarla yarışır hale geldiler. O yüzden yıl kapatma yerine ay kapatma uygulamasına geçmek giderek elzem bir hale gelmektedir. Aylık dosyaların oluşturulması, mizan kontrollerinin yapılması, yıl sonu kapanış işlemleri yükünü de hafifletmekte, defterlerdeki olası hataların çok önceden tespit edilerek düzeltilmesi olanağını da sağlamaktadır.

SAF-T standart vergi denetim dosyası uygulamalarının gün geçtikçe çeşitli ülkelerde hayata geçirilmesi dijitalleşmede önemli bir aşamayı simgelemektedir.  Bu aşamada kayıtların günü gününe yapılması, defter, belge, beyanname ve kayıtların her an vergi denetimine hazır halde tutulması gerekmektedir. Muhasebe meslek mensuplarının dijitalleşme sürecinde iş yapış tarzlarını geliştirmeleri, yeni sistemlere adaptasyon sağlayarak, riskleri azaltabilmeleri, vergi mükelleflerine bir uzman, bir profesyonel, bir danışman rolü ile yol gösterebilmeleri kritik hale gelmektedir.

22.01.2026

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.666 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.