Selçuk Gülten
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
selcukgulten2@hotmail.com

Kurgan Sonrası Muhasebe Bürolarında İç Kontrol Sistemi

Muhasebe büroları, müşterilerine dışarıdan hizmet sunan, özetle müşterinin vergisel iş ve işlemleriyle ilgili yapılması gereken yasal bildirim ve beyannameleri hazırlayan, muhasebe kayıtlarını oluşturarak defterlerini tutan MİKRO veya KOBİ niteliğinde yapılardır. Muhasebe büroları müşterisinin talimatları doğrultusunda, vergi ve diğer yasal mevzuata, etik ilkelere, genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlara uygun olarak işlerini gerçekleştirirler. Muhasebe büroları hizmet sundukları mükelleflerin ortağı olmadıkları gibi çalışanı niteliğinde de değildirler. Son zamanlarda Maliye Bakanlığı, MASAK gibi kuruluşlar muhasebe meslek mensuplarına ciddi sorumluluklar yüklemekte, ancak herhangi bir yetki vermemektedirler. Bu ağır sorumlulukların neticesinde muhasebe büroları da kendi tedbirlerini almak zorunda kalmaktadırlar.

Muhasebe bürolarının önemli eksikliklerinden birisi olarak iç kontrol sisteminin veya kalite kontrol sisteminin yetersizliği ifade edilebilir. Muhasebe büroları, uzun süre hizmet sundukları vergi mükelleflerine güvenmektedirler. Bu güven neticesinde müşterinin sözlü beyanlarını esas alarak çeşitli işlemler gerçekleştirebilmektedirler. Daha sonra işlem konusu olay yargı mercilerine intikal ettiğinde ise vergi mükellefleri sıklıkla “ben bilmiyordum muhasebecim yapmış” gibi beyanlar verebilmektedirler. Bu durumda kalan meslek mensupları ise WhatsApp yazışmaları, elektronik postalar, şahit ifadeleri gibi deliller sunamadıklarında ciddi sorunlara muhatap olabilmektedirler. Günümüzde iletişim olanakları çok artmış, dijitalleşme hız kazanmış ve hatta yapay zeka çağı başlamıştır. Bu ortamda meslek mensuplarımızın ve muhasebe bürolarının kendi işleyiş yapılarını gözden geçirmesi gerekmektedir.

1.GİRİŞ

Muhasebe bürosu, mükellefin resmi beyan ve bildirimlerini onun adına yapmaktadır. Beyannamenin veya bildirimin içeriğinden sorumlu tutulamaz. Ancak bu beyan ve bildirimleri mükellefin bilgisi dahilinde ondan aldığı talimatlar doğrultusunda gerçekleştirdiğini ispatlaması beklenir. Muhasebe büroları öncelikle muhasebe sözleşmesi yapmadan kimseye bir hizmet sunmamalıdırlar. Bu sözleşmelerde ise sorumluluğun kime ait olduğu net olarak ifade edilmelidir. Örneğin elektronik defterleri, elektronik faturaları, saklama ve ibraz yükümlülüğünün kimde olduğu sözleşmede yazılı olarak ifade edilmelidir. Sözleşme açıklama formu dediğimiz ikinci bir form ile sözleşmeyi okuyup anladığını, sözleşme içeriği hakkında bilgilendirildiğini, hür iradesi ile sözleşme yapmayı kabul ettiğini beyan edip, imzalamalıdır. Aksi halde maktu sözleşme imzaladım, okumadım şeklinde mükellef beyanları ile karşılaşabiliriz.

Sözleşmeden sonra ikinci önemli belge Müşteri Niyet Beyanı ’dır. Bu beyanname ile müşteri muhasebe bürosuna vergi ve diğer kanunlara uyacağını, uyduğunu, yapılan iş ve işlemlerin kendisi adına yapıldığını bildiğini, muhasebeye sunulan belge ve bilgilerdeki sorunlardan dolayı kendisinin sorumlu olduğunu kabul ettiğini beyan eder. Mükellef bu beyanın içerisinde herhangi bir vergi kaçırma, kara para aklama gibi bir suç işlemediğini, böyle bir niyetinin olmadığını beyan etmektedir. Bu niyet beyanı yargısal süreçlerde büyük önem taşımaktadır. Müşterinin bizzat kendisinin şirket ise müdürünün imzalaması yerinde olacaktır.

2.MÜŞTERİ (MÜKELLEF) ADINA İŞLEM

Muhasebe büroları KURGAN gibi sistemlere muhatap kaldıklarında kendilerinden pek çok açıklama yapması istenebilmektedir. Bu durumda muhasebe bürosunun gerçekleştirdiği işlemleri müşterinin talimatı ile yaptığını ispatlaması önem arz etmektedir. Örneğin işe giriş, işten çıkış, ücret bildirimi, işten çıkış nedeni bildirimi, faturaların yasal defterlere kayıtlanması gibi talimatlarının yazılı olması gerekir. Geçici vergi dönemlerinde ve yıl sonu mali tablolarının hazırlanmasında envanter ve stok listelerinin mükellefin yazılı beyanları çerçevesinde gerçekleştirilmesi gerekir.

Müşteriden alınan talimatların yazılı ve ispatlanabilir nitelikte olması gerekir. Mali müşavirlerin bir dedektif gibi hareket etmesi veya kolluk kuvveti, vergi müfettişi gibi bilgi isteme hak ve yetkileri bulunmamaktadır. Yaptığı işlemlerin kaynağı olan müşteriden alınan talimatların yazılı olması, o çerçevede hareket eden meslek mensubunun sorumluluğunu önemli ölçüde azaltacağı ifade edilebilir. Müşteri Talep/Talimat Formu, Müşteri Bilgi Formu, Müşteri Stok Bildirim Formu, Müşteri Fatura İzahat Formu gibi formlar muhasebe bürolarında çoğu zaman kullanılmaktadır. Ancak kullanılan bu formların muhasebe bürosu iç işleyişi ile ilgili olduğu düşünüldüğünden tüm mükelleflerden alınmadığı veya bazen alınıp, bazen alınmadığı görülmektedir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP) üzerinden yapılan iletişimin delil niteliği bulunmaktadır. Muhasebe bürolarında KEP adresi bulunmasını tavsiye etmekteyim. Öncelikle muhasebe bürolarının yazılı hareket etme düsturundan kesinlikle taviz vermemesi gerekmektedir.  Hesaplar dahil olmak üzere herhangi bir belgeyi üçüncü şahısların kullanımına açıyorsanız, müşteriden yazılı izin almalısınız. Müşteri Bilgi Paylaşım Onay Formu bu anlamda önemli bir delil niteliğindedir. Örneğin mükellef, arayarak mali tablolarımı, kurumlar beyannamemi bankaya gönder dediğinde genelde hızlı hareket edebilmek adına bu form doldurulmadan işlem yapılabilmektedir. Bu tip durumlarda aylık, altı aylık, yıllık onay formları alınabilir. Formda banka adı, şubesi belirtilerek genel bir izin alınabilir. Kısaca bu formların kullanımında pratik yollar geliştirilebilir ancak bütünüyle form kullanımı ihmal edilmemelidir.

Müşteri ile hizmet ilişkisi sona erdiğinde mutlaka devir teslim, evrak teslim gibi formlar kullanılmalıdır. Bu formlarda elektronik defter ve elektronik belgelerden de söz edilmelidir. Sadece fiziki dosya, defter ve belgelerden söz edilmesi halinde önemli bir hukuki boşluk ortaya çıkmaktadır. Muhasebe bürolarında kullanılan bütün formların KURGAN, MASAK yükümlülükleri çerçevesinde ve dijitalleşme unsuru da göz önünde bulundurularak revize edilmesi gerekmektedir.

3.SAHTE VEYA MUHTEVİYATI İTİBARIYLA YANILTICI BELGE

Muhasebe bürolarına ve muhasebe meslek mensuplarına sorumluluk yüklenmeye çalışılan ön önemli konulardan birisi sahte veya muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge kullanma veya düzenleme suçlarına yardım konusudur. Muhasebe bürosunun dışarıdan hizmet verdiği mükellefin nereden mal alıp nereye mal sattığın fiilen bilmesi beklenemez. Muhasebe bürosu kendisine gelen belgelerin içeriğini şekil açısından inceleyerek usulüne uygun bir şekilde kayıtlara aktarmaktan sorumludur. Beyanname ve bildirgeleri bu belgeler çerçevesinde düzenlemek muhasebe ofislerinin temel görevleri arasındadır.

Bu belgelerin içeriği mal ve hizmetlerinin, taşınması, nakliyesi, hammaliyesi, depolanması, üretim sürecinde kullanılması veya ticaretinin yapılması, fiyatlarının piyasa fiyatlarına uygunluğu, ödemelerinin banka veya finans kurumları aracılığıyla gerçekleştirilmesi esasen mükellefin sorumluluğundadır. Ancak bu sorumluluğu muhasebe meslek mensuplarına yükleme eğilimi arttığından, Müşteri Fatura İzahat Formu gibi ekstra belgeler almak zorunlu hale gelmektedir. Mükelleften e-fatura içeriği konusu malın ne için alındığı, fiyat araştırmasının yapılıp yapılmadığı, nakliyesi, kantar fişinin olup olmadığı, depolanma yeri ve şekli, ödeme ile ilgili bilgileri önceden yazılı olarak almak daha sonra ortaya çıkabilecek hukuki sorunları önleyebilir.

Muhasebe büroları onlarca mükellefe hizmet vermekte, bu mükelleflerin binlerce belgesini kayıt altına almaktadırlar. Doğal olarak bütün faturalar için Müşteri Fatura İzahat formu istenmesi veya alınması mümkün olmamaktadır. Bu durumda 250.000,00 TL ve üzeri faturalar gibi limitler belirlenerek form kullanımı pratik hale getirilebilir. Bu form kullanımı müşteriyi de aldığı belgeleri tekrar kontrol etme noktasında harekete geçirebilir. Muhasebe büroları genel olarak anlık kayıt yapmadıklarından bu belgelere gecikmeli olarak vakıf olmaktadırlar. Yani e-fatura muhasebeye ulaştığında çoğu zaman fiziki alım satım, mal teslim, nakliye, hammaliye, depolama gibi işlemler sonuçlanmış olmaktadır. Dışarıdan hizmet sunulan bir vergi mükellefinin fiziken yaptığı ticarete vakıf olmak muhasebe büroları açısından mümkün görünmemektedir. Bu durumda muhasebe meslek mensubunun yapabileceği en mantıklı işlem mükelleften yazılı izahat istemek olacaktır. İzahat işlemi sözlü değil Müşteri Fatura İzahat Formu aracılığıyla gerçekleştirilmelidir.

Dosyaların düzenli olarak yedeklenmesini ve yetkisiz erişim ve virüslere karşı korunmasına ilişkin sorumluluklar da müşteri ile yapılan sözleşme kapsamında belirlenmelidir. Elektronik defterlerin ibrazı, elektronik faturaların içeriklerinin değiştirilmemesi gibi konularda hukuki ihtilaflara yol açabilir. Müşteri ile olan muhasebe bürosu ilişkilerinin çok sıkı kurallara bağlanması önem arz etmektedir. Aksi halde muhasebe meslek mensupları adli merciiler ile muhatap olmak, Odalar ve TÜRMOB nezdinde çeşitli disiplin işlemleri ile karşılaşmak riskini üstlenebilirler.

4.ŞÜPHELİ İŞLEM BİLDİRİMLERİ

Mali müşavirlerden şüpheli işlemler hakkında bildirim yapması beklenmektedir. Muhasebe büroları yapılan işlemlerden uzun süre sonra haberdar olmaktadır. Çoğu zaman mükelleften istenen ekstreler gelmemekte, e-fatura gibi belgelerde gecikmeli olarak intikal etmektedirler. Üstelik giderek artan bilgi talebi neticesinde, beyanname, bildirge, e-defter hazırlanması gibi süreçler yetişmemektedir. Sürekli olarak süreler uzatılmakta ancak sistemin sadeleştirilmesi, gereksiz bilgi taleplerinin sonlandırılması gibi köklü önlemler alınmadığı sürece geçici çözümler, günü kurtarma çabasından öteye geçememektedir.

Mali müşavirler, şüpheli işlem bildirimlerinde hangi işlemleri bildireceklerini tespit noktasında mükelleften yazılı izahat istemelidirler. Mali İşlem Açıklama Bilgi formu ile işlemin amacı, işlemde kullanılan tutarın kaynağı gibi konularda mükelleften yazılı beyan almalıdırlar. Mali işlemlerle ilgili olarak yapılan işlemin makul ve mutad bir dayanağı, gerekçesi veya mantığı olduğunun mükellef tarafından izahı yapılmalıdır. İşlemde gerçek faydalanıcının kim olduğu, bir akraba veya tanıdık adına işlem yapılıp yapılmadığı, müşterinin profili ile uyumsuz işlem yapılıp yapılmadığı gibi konularda yazılı bilgi alınmalıdır.

Mali Suçlar Niyet Beyanı alınarak muhasebe meslek mensubu sorumluluğunu önemli ölçüde azaltabilir. Bu beyan mükellefin vergi kaçakçılığı, POS tefeciliği, gümrük kaçakçılığı, hayali ihracat, bilişim suçları, sermaye piyasalarına ilişkin suçlar, resmi ve özel evrakta sahtecilik, para ve kıymetli evrak dolandırıcılığı, sigorta/poliçe dolandırıcılığı, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, sosyal güvenlik mevzuatına karşı suçlar, bankacılık mevzuatı aleyhine suçlar, akaryakıt kaçakçılığı, yasadışı piramit satış zincirleri kurmadığına, sigara, alkol ve tütün mamulleri kaçakçılığı yapmadığına dair içerik taşımaktadır.

5.SONUÇ

Muhasebe bürosu işleten meslek mensupları genel olarak müşteri profillerine hakimdirler. Kendi yapılarına uygun formlar geliştirerek kullanabilirler. Uygulamanın firmanın büyüklüğüne göre farklılık gösterebileceği durumlarda, serbest meslek sahipleri için dikkate alınması gereken hukuki sorumlulukları ve hususları esas alarak, uygulamanın farklılık gösterebileceği temel alanları değiştirebilirler. Bu yeni dönemde hukuki ihtilafların artacağını Vergi İdaresi ile mükellefler arasında ortaya çıkabilecek sorunlarda muhasebe meslek mensuplarının kendilerini hukuki açıdan koruyabilecek şekilde yapılandırmalarına ihtiyaç bulunmaktadır.

Bu formlar hukuki olarak meslek mensubunun sorumluluklarını azaltsa da önemli olan kaliteli, bilinçli müşteriler ile çalışabilmektir. Risk temelli bir yaklaşım belirlenerek muhasebe ücretinin çok üzerinde riskler taşıyan mükelleflere muhasebe hizmeti sunmamak, müşteri sayısını azaltmak, etkin bir iç kontrol sistemi kurmak gibi çözümler üzerinde düşünmek gerekmektedir. Bu arada meslek hukuku ile ilgili konulara odaklanmak, meslek etiğinin dışında kalan hareketlere hiç prim vermemek, kendi iş yapış tarzımızı değerlendirmek, olası hukuki zafiyet noktalarını belirlemek faydalı olabilir.

Muhasebe bürosunda müşteri ile ilgili tüm süreçlerin hukuki ihtilaflar açısından gözden geçirilmesi önemlidir. Hukuk delil, belge, ispat odaklı olarak işleyen bir mekanizma olduğundan bu yönlerden meslek mensubunun elini güçlendirmesi beklenir. Çeşitli varyasyonlara ilişkin simülasyonlar geliştirmek, olası durumlarda mükelleflerin hareket tarzlarını ön görerek en kötü durum senaryosuna karşı hazırlıklı olmak gerekmektedir. Hazırlanan formlarda, mükelleften istenen bilgi ve beyanlarda bu senaryo doğrultusunda hareket etmek önem arz etmektedir.

07.10.2025

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.