Evren Özmen
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilirkişi
evrenozmen@ozmconsultancy.com
www.ozmconsultancy.com

Site ve Apartman Yönetimlerinde En Çok Suistimal Edilen 9 Konu

Kat malikleri tarafından, site ve apartman yönetimlerinde toplanan aidatların doğru şekilde harcanıp, harcanmadığı her zaman merak konusu olmuştur. 

İhtiyaca cevap vermeyen yıllık raporlar, sürekli şikayet edip toplantıya katılmayan kat malikleri nedeni ile çok az bir nisap ile alınan kararlar ve denetimsiz harcamalar neticesinde yüksek aidatlar ile karşılaşmamak kaçınılmaz hale gelmektedir.

Edindiğim tecrübelerde denge denetim mekanizmasını kurmuş, toplanan aidatların verimli şekilde harcandığını gördüğüm birçok site yönetimi olsa da tesis yönetim şirketleri-müteahhit firma ile beraber hareket eden ve neredeyse mafyatik bir ortaklığa dönüşmüş site yönetimlerini de az da olsa rastladım.

Bu yazıda site ve apartman yönetimlerinde en çok suistimal edilen 9 konuyu yazmak istiyorum. 

Öncelikle bir denetim raporunda faturalar ile banka haraketleri uyumludur yazmasının hiçbir faydasının olmadığını düşünüyorum. 

Zaten yöneticilerin fatura üzerindeki tutarı ödemesi kadar normal bir şey olamaz ama o faturadaki tutar gerçekten ödenmeli miydi, alınan hizmet ihtiyaç mıydı, alınan miktar doğru muydu, gereğinden fazla alındı ise el altından satılmadığını görmek için stok sayımı yapıldı mı? Satın alım yapılan firmaların ticaret sicil gazeteleri ve yetkilileri ile yöneticiler arasında bir ticari ilişki var mı gibi konuların kontrol edilmesi gereklidir.

1-Peyzaj Harcamalarının kontrolü

• Site yönetimlerinde ortak alanlardaki peyzaj alanları için kaç adet bitki alındı, kaç torba gübre ve toprak alındı, bu kadar bitki ve toprağa gerek var mıydı, metrekare başı peyzaj maliyeti nedir, her yıl baştan bu bitkilerin alınması gerekli miydi gibi sorular bu noktada sorulması gereken sorular.
• Ayrıca bence yapılması gereken site kapsamındaki bitkilerin envanterinin çıkarılması, toplam peyzaj alanının netleştirilmesi ve buna göre teklifler alınmasıdır.
• Yoksa satıcının verdiği bilgiye istinaden bu alana bu kadar toprak gider ve şu kadar sürede bir toprak eksileceği için tekrar almanız gerekiyor gibi bir bilgiye itimat edilmesi her zaman doğru olmayabilir.
• Çim biçme, ağaç budama, haşere ilaçlama, mevsimsel bakım gibi hizmetler alınıyor ise bu hizmetlerin rayiç bedeli ve yılda kaç sefer hizmet alınacağı bilinmelidir. Sözleşmede yazılı hizmetlerin de zamanında alınıp, alınmadığı kontrol edilmelidir.
• Örnek olarak tecrübe ettiğim bir site yönetimi denetiminde çok kısa bir saha gezisi ile sözleşmede yazılı adet bitkinin dikilmediğini ve dikilen bitkilerin de aslında yazan bitkiler olmadığı tespit edilmişti.

2-Kar Tuzu Harcamaları

• İstanbul’da ortalama yılın kaç günün karlı olacağına dair bir verisel çalışma mevcut. Erzurum’da bir siteymiş gibi kar tuzu almanın ve depolamanın bir mantığı bulunmuyor. Optimal stok miktarının belirlenmesi ve buna göre satın alma yapılması gerekiyor.
• Buna rağmen depolarca kar tuzu alınması veya (faturasının alınması) da bazı sitelerde gördüğüm hatalı uygulamalar.
• Eğer normalin üzerinde bir alım var ise mutlaka fatura ile fiili kar tuzu stokları karşılaştırılmalı. Ne kadar harcandığı da sahadaki personel tarafından raporlanmalıdır.
• Stokların gereğinden fazla harcanması hem temizlik malzemelerinde hem de bu tip kar tuzu harcamalarında rastlanabilen suistimallerdir.
• Kar tuzu ve temizlik malzemeleri için aşağıdaki kontrol listesi kullanılabilir.

Satın alma faturası

• Alınan miktar (kg/ton)
• Alım tarihi

Fiili stok durumu

• Depoda kalan kar tuzu miktarı
• Ambalaj durumu (açılmış/açılmamış)

Saha tüketim raporu

• Hangi günlerde kullanıldı?
• Hangi alanlarda (otopark, site içi yol, rampalar)?
• Kim tarafından uygulandı?

Kar tuzu gibi olağanüstü hava koşullarına bağlı sarf malzemelerinde, fatura tutarı tek başına giderin doğruluğunu ispatlamaz. Meteorolojik veriler, fiili stok durumu ve saha kullanım raporları birlikte değerlendirilmeden yapılan gider kayıtları, denetim açısından bence yüksek risk taşımaktadır.

3-Temizlik Malzemeleri-Havuz Kimyasalları-Dezenfektanlar-Çöp torbaları

Site yönetimlerinde temizlik malzemesi alımları da yıllık bütçe içinde önemli bir kalem tutmaktadır. Bu noktada temizlik malzemesinin ne kadar alınması gerektiği, hangi alanlarda hangi temizlik malzemesinin kullanılması gerektiği gibi teknik ön bir çalışma olması gereklidir.

Temizlik personeline kullanacağı temizlik maddesinin miktarı konusunda inisiyatif verilemez. Temizlik personeline hangi ürün + hangi miktar + hangi sıklıkla kullanılacağı yazılı olarak belirlenmeden görev verilmemelidir. Bence temizlik malzemeleri için şu sorulara cevap verilmeden yapılan her alım risk içermektedir.

• Kaç m² kapalı alan temizleniyor?
• Günlük / haftalık / aylık temizlik sıklığı nedir?
• Zemin türleri (mermer, seramik, parke, epoksi vb.) neler?
• Ortak alanlar (asansör, otopark, spor salonu, sosyal tesis) hangileri?
• Manuel mi, makine destekli mi temizlik yapılıyor

4-Vade Farkı Hesaplamasının Hatalı Yapılması

Kat mülkiyeti kanununa göre gecikme faizi oranı aylık %5'dir ve günlük hesaplanır. Gecikmiş ödemelerde önce faiz sonra ana paradan tahsilat yapılır.

Maliklerin yaptığı aidat ödemelerinde gecikme var ise önce faiz sonra ana paradan düşüldüğü kontrol edilmelidir. 

Muhasebe personelinin tek başına faiz silme yetkisi olmamalıdır. Ayrıca kat malikleri kurulu kararına aykırı olarak yönetim kurulu da faiz almama veya oranda indirim yapma hakkına sahip değildir.

5-Sigorta poliçesinden karşılanabilecek giderler için ödeme yapılması

• Site yönetimlerinde meydana gelen hasar ve zararların önemli bir bölümü, mevcut sigorta poliçeleri kapsamında karşılanabilir nitelikte olmasına rağmen; poliçe hükümleri yeterince incelenmeden doğrudan site bütçesinden karşılanabilmektedir.
• Burada yönetim kurulu tarafından bakım onarım harcamaları tek tek gözden geçirilmeli ve sigorta poliçesi kapsamında olanlar var ise neden sigorta poliçesi kullanılmadığı ve hasar ile ilgili süresinde neden bildirim yapılmadığı sorgulanmalıdır.
• Sitede su patlamış veya cam kırılmış ise ve bunlar zaten sigorta kapsamında olan giderler ise ayrıca bakım onarım veya rutin bakım faturası kapsamında ödenmemelidir.

6-Hizmet veren firmalardan gelen sözleşmeye uygun olmayan talepler

• Güvenlik, temizlik gibi hizmetler eğer dışarıdan alınıyor ise gelen fazla mesai veya farklı adlardaki tutarların ödenip, ödenmeyeceğine sözleşmeye bakıldıktan sonra karar verilmelidir.
• Eksik personel çalıştırmaları nedeni ile bazı personellere fazla mesai yaptırılması durumunda site yönetiminin bir ödeme sorumluluğu olmaması gereklidir. 
• Çünkü firma sözleşmesinde fazla mesai yaptırmadan kaç personel ile çalışacağını net belirtmiştir. 
• Buna rağmen fazla mesai yapılmış ve faturası kesilmiş ise bu durum site yönetimini ilgilendirmemektedir.

7-Elden Tahsilat Bitirilmelidir

• Emekli vatandaşlarımızın olduğu sitelerde yürüyerek yönetim gelip elden aidat ödeyen birçok malik mevcuttur.
• Ancak maalesef elden tahsilat hem operasyonel yük ve hem de suistimal riski taşımaktadır. 
• Bu nedenle site yönetimlerinde elden tahsilat kesinlikle yapılmamalıdır.

8-Site Ortak Alanlarından Elde Edilen Gelirler

• Asansörlerin duvarları, siteye ait boş depo ve dükkanlar veya sitenin dış duvarları kiralanıyor ise buralardan elde edilen gelirlerin de şeffaf bir şekilde maliklere bildirilmesi gereklidir.

9-Site Ortak Alan Elektrik Giderleri ve dağıtımı

• Site ortak alan elektrik giderleri; asansörler, hidroforlar, pompalar, otopark aydınlatmaları, güvenlik sistemleri ve sosyal alanlar nedeniyle yüksek tutarlı ve sürekli bir maliyet kalemidir. 
• Bu nedenle hem teknik tarife bilgisi hem de şeffaf izleme zorunludur.
• Ortak alan elektrik aboneliği yıllık tüketim sınırını aştığında, otomatik olarak daha pahalı tarifeye geçer.
• Bu noktada ortak alanlarda kiraya verilen dükkan vb. yer var ise onlar da ortak alan elektriğinden kullandığı için sadece kira değil elektrik parası da alınması gerekmektedir.

Sonuç olarak; yukarıda yazdıklarım dışında en az bu kadar daha detay varken sizce denetim raporunda faturalar ile banka çıkışları uyumludur yazmak ne kadar yeterlidir?

Saygılarımla

03.02.2026

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.666 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.