EDİTÖRÜN SEÇTİKLERİ
SON YAZILAR
YAZARLARIMIZ
Evren Özmen
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilirkişi
evrenozmen@ozmconsultancy.com
www.kooperatiflerkanunu.com



Site Yönetimlerinde Denetim Nasıl Yapılır ?

Bugün bütçeleri ortalama bir Anadolu ilçesi belediyesine yaklaşan toplu yapı site yönetimlerinin sadece kat mülkiyeti kanunu kapsamında denetimi yeterli olmayıp, toplu yapı site yönetimlerine özel denetim bir denetim uygulaması yapılması gerekmektedir.

Mevzuatta site yönetimleri için belirlenmiş bir denetim raporu olmadığı için uygulamada site yönetimleri için tam tasdik raporlarına veya kooperatifler için Çevre ve Şehircilik bakanlığı tarafından zorunlu tutulan raporlara benzer raporlar hazırlandığını gözlemlemekteyim. 

Ancak toplu yapı site yönetimleri gerek vergi mevzuatına göre gerek diğer ilgili mevzuata göre anonim ve limited şirketlerden hatta kooperatiflerden bir çok yönü ile farklıdır.

Öncelikle site yönetimlerinde denetim raporunun amacı ,kat maliklerinin akıllarındaki soruları cevaplandırmaktır. Raporun hem yönetim kuruluna hem kat maliklerine faydalı olabilmesi için kat maliklerinin akıllarındaki soruların neler olduğunu bilmek ve raporu buna göre kurgulamak, bulunsun diye yazılmış sıradan bir tam tasdik raporu yazmaya göre çok daha anlamlı olacaktır.

Kat Malikleri Neleri Merak Eder ?

Benim görüşüme göre şikayet eden müşteri çok değerlidir. Sizin bir çok anket çalışması veya benzer iletişim şekli ile elde edeceğiniz iç görüyü şikayet eden müşteri sayesinde çok daha net tespit eder ve çözüm üretir ve çözümü çoklayabilirsiniz. Bu nedenle şikayet eden kat maliki de aslında site yönetimleri için çok değerli olmalıdır. Şikayet eden kat maliki sayesinde proaktif olarak bir sonraki şikayetleri önlenebilir ve kat maliklerinin memnuniyet düzeyi artırılabilir.

Öncelikle kat malikleri ilk olarak;

Ödediği aidatların nereye harcandığını merak eder.

Bu nedenle denetim raporunda ilk olarak site harcamaları en büyükten en küçüğe doğru önemlilik kriterine göre sıralanmalıdır. Toplu Yapı Site Yönetimlerinde en büyük gider kalemi, hizmet işletmeleri olması nedeni ile şüphesiz personel gideridir. 

Personel site yönetiminin kendi personeli olacağı gibi dışarıdan da temin yolu ile sağlanmış olabilir. Dışarıdan temin yolu ile sağlanan güvenlik, temizlik, bakım onarım, peyzaj, resepsiyon, ilaçlama, servis v.b. harcamalar ile ilgili olarak

1- Bu sözleşmeler temin edilmelidir. Sözleşmelerin fesih, cezai şart, teminat, teşviklerden faydalandırma ve uzama maddeleri başta olmak üzere detaylı olarak sözleşmeler incelenmelidir.

2-Sözleşmelerin damga vergisi yükümlülüğü kontrol edilmeli ve dekontu temin edilmelidir.

3-Bu harcamaların site yönetimlerinin en büyük gider kalemleri olması nedeni ile teklifler alınıp, alınmadığı, alınmış ise ihale etme yöntemi araştırılmalıdır. Teklif alınan firmaların mali ve tecrübe olarak sektörde yetkin olup, olmadığının araştırılması da denetim raporunun bir parçası olmalıdır.

4-Taşeron firmaların aylık kestiği faturaların tamamından bir örnek alınarak , sözleşme ile uyumlu kesilip, kesilmediği kontrol edilmelidir. Uygulamada fazla mesai, izin ücreti , demirbaş kullanım v.b. isimlerde aylık faturalar sözleşmeden farklı gelebildiği için her gelen faturanın sözleşmeye uygun olup, olmadığı kontrol edilmelidir.

5-Sigorta ve çalıştırdığı personele borcu olmadığının sorgulanması yerine benim önerim bu firmalara ödeme yapmadan önce firmanın sigorta borcunun ve personel maaşlarının toplu yapı site yönetimi tarafından ödenmesi, kalan bakiyenin firmaya ödenmesidir. Eğer alt taşeron firmalardan süresiz teminat mektubu alınmamış ise bu yolun izlenmesi ve sözleşmeye bu hususun koyulması ileride bir günde açılıp kapanan firmalar yüzünden yaşanacak mağduriyetlerin önüne geçecektir. Ayrıca bu firmalara ayrıca katma değer vergisi ödememek için kıdem v.b. ödemeleri direk personelin hesabına yapılması vergi matrahını aşındırma anlamına geleceğinden bu tip uygulamalardan kaçınılması gerekmektedir.

Eğer personel dış kaynak yolu ile değil, site yönetimin kendi bordrosunda yer alıyor ise

1-Çalışan personelin iş sözleşmeleri kontrol edilmelidir. Eğer denetimi yapılan site konut ise hangi personeller için gelir vergisi muafiyeti sağlandığı kontrol edilmelidir.

2-Personelin devir hızı düşük ve kıdem yükleri fazla ise kıdem tazminatı için oluşturulan fonun yeterli olup, olmadığı aktüeryal yöntem ile hesaplanmalıdır.

3-Site Yönetimine hizmet veren hukuk danışmanı ile son yargıtay kararlarına göre bordroların, iş sözleşmelerinin ve özlük dosyalarının gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Toplu Yapı Site Yönetimlerinde personel giderinden sonra genel olarak aşağıdaki giderler bütçede en fazla oranda yer almaktadır.

Ortak Alan Teknik Bakım Onarım Giderleri

Asansör Bakım Onarım Sözleşmeleri site yönetimleri için son derece dikkat edilecek sözleşmelerdendir. Denetim yapılırken asansör defterleri ve etiketler mutlaka görülmelidir. Asansör yönetmeliğindeki diğer yükümlülüklerinde yerine getirilmesi gerekmektedir.

Akıllı Binalara özel sistemlere ait sözleşmeler. Demirbaş bedeli son derece yüksek büyük yatırımlar ile yapılan binalarda teknik olarak ısıtma soğutma, yangın söndürme, açık kapalı havuz bakım v.b. hassasiyet ile bakım onarımın yapılması gereken demirbaşlardır. Bu nedenle bu tip sözleşmelerin temin edilerek detaylı olarak kat malikleri adına denetçilerce incelenmesi gerekmektedir.

Sigorta Poliçeleri

Doğru düzenlenen sigorta poliçeleri zaman zaman bir çok toplu yapı site yönetimini büyük masraflardan kurtarmaktadır. 634 Sayılı Kat Mülkiyeti kanununda site yönetim kurulunun görevleri arasında sayılan sigorta yaptırma mecburiyetinin yerine getirilip, getirilmediğinin kontrolü ilk olarak dikkate alınması gereken konuların başında gelmelidir.

Daha sonra ise site yönetimi tarafından yapılan hangi harcamaların sigorta poliçesinden karşılanabileceği, sigorta poliçesinin kapsamı, muafiyet oranı kontrol edilmelidir. Bazı site yönetimlerinde site yöneticilerin sigorta poliçelerine gereken önemi atfetmediği, yakın eş dost akrabaya sigorta poliçesini sadece daha uygun fiyatlı olduğu için yaptırdığı gözlemlenmektedir. Kat malikleri için demirbaş mahiyetinde olan asansör v.b. ekipmanın arıza durumunda bakım onarım maliyetleri son derece yüksektir. Bu nedenle sigorta maddelerinin gerekirse kelime kelime üzerinden geçerek sigorta poliçesinin yapılması, ayrıca sigorta firmasının tazminat taleplerinde sorun çıkarmadan yardımcı olabilecek bir firma olması önemlidir.

Ortak Alanlardan elde edilen gelirler

Kat maliklerinin gerekirse çok cüzi bir rakam alınsa bile ortak alan gelirleri konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bilindiği üzere ortak alanlar tapu sicil tüzüğünün 26.maddesine göre müşterek methal olarak tapu tescili yapılmaktadır. Bu nedenle ortak alanlardan elde edilen gelirlerin maliklerin kendi gayrimenkul sermaye iratlarına eklenmesi gerekebilir. Bu nedenle bu hususa da denetim raporunda dikkat edilmelidir.

Sonuç olarak;

Toplu Yapı Site Yönetimlerinde yazılacak denetim raporlarında rutin ve kat maliklerine fayda sağlamayacak resmi defter bilgileri ile yöneticilerin isim ve soyadlarından ibaret raporlar yerine kapsamlı ve kat maliklerinin merak ettiği sorulara açıklayıcı ve detaylı cevaplar verilmesi gerektiğini düşünüyorum.

19.03.2019

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

GÜNDEM