Ertuğrul Yadigar
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
eyadigar@erfadenetim.com

İşveren Açısından Özlük Dosyası Neden Önemlidir?

4857 sayılı iş kanunu 75. Maddesinde;

‘’İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür’’.

Şeklinde hüküm yer almaktadır. Cezai yaptırım olarak 104. Maddede 75. Maddeye atıfta bulunarak özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya vekiline binikiyüz Türk lirası idari para cezası kesileceği yer almaktadır. İdari para cezasının personel başına uygulanacağı unutulmamalıdır.

İşçi ve işveren arasında iş ilişkisinin doğduğu andan, sözleşmenin feshine kadar özlük dosyasının düzenli tutulması; ilerde doğabilecek ihtilaflarda işveren lehine delil oluşturacaktır.

İş Kanununda İşçi özlük dosyasında bulunması gereken belgeler açıkça ifade edilmemiştir. Özlük dosyası işin niteliği ve işçinin görev tanımına göre değişkenlik göstermektedir. Dikkat edilmesi gereken konu; uyuşmazlıklar ve denetimlerden önce işveren lehine delil teşkil edecek belge ve sözleşmelerin düzenlenmiş olmasıdır.

Özlük evrakları şu şekilde sınıflandırılabilir.

İşe başlamadan önce özlük dosyasında bulunması gereken asgari belgeler;

Fotoğraf	Nüfus cüzdanı örneği	İkametgâh belgesi	İş sözleşmesi
Aile bildirim formu	İşe giriş bildirgesi	İş güvenlik belgeleri	Fazla mesai onay yazısı

 

İşin niteliğine göre özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler;

Diploma	Eğitim sertifikaları	Sabıka kaydı	Ehliyet
Sağlık raporu	Askerlik terhis belgesi	Referans mektupları	Araç gereç teslim tutanağı

İşe başlamadan önce işe giriş bildirgesi, sözleşme, mesai yapılacak ise fazla mesai onay yazısı mutlaka imzalatılmalıdır.

İşçi çalıştığı sürece her ay ücret hesap pusulası imzalatılmalı, banka ödeme dekontu ile birlikte özlük dosyasına eklenmelidir. Ücret hesap pusulası düzenlenirken hafta tatili, genel tatil, yıllık ücretli izin ve iş göremezlik raporu gibi bildirimlerin çalışma günlerinden ayrı gösterilmesine dikkat edilmelidir. Ödemenin bankadan yapılması ücret hesap pusulasının imzalanmasını ortadan kaldırmaz.

Teknolojinin gelişmesi ile birçok firmada günlük puantaj çizelgeleri elektronik olarak tutulmaktadır.

Elektronik olarak tutulan puantaj çizelgeleri ay sonunda personele imzalatılmalıdır. Hatta doğruluğunu onaylıyorum şeklinde bir onay yazısı çok faydalı olacaktır. Personele imzalatılmadığı sürece elektronik olarak tutulan puantaj çizelgeleri ıspat aracı olarak kullanılamaz.

Yıl içerisinde ücretli izin, mazeret izni formları, resmi evrak, tutanak ve diğer belgeler düzenlendikçe özlük dosyasına eklenmelidir.

İş ilişkisinin doğduğu anda sözleşmenin önemi;

4857 sayılı İş kanun da sözleşme türleri 8. Madde ve  17. Maddeye kadar açıklanmaktadır. Özel bir şekle tabi değildir. Her ne kadar 1 yıldan fazla süreli sözleşmelerin yazılı olması gerektiği belirtilse de; İspat şartından bahsedebilmemiz için tüm sözleşmelerin yazılı olması gerekmektedir.

Sözleşmede işverenin lehine bulunması gereken asgari unsurlar;

İşe başlama tarihi, görev tanımı, ücret ve deneme süresi sözleşmede dikkat edilmesi gereken önemli maddelerdir. Mesai başlangıç, bitiş ve ara dinlenme saatlerinin nasıl olduğu sözleşme de belirtilmeli veya ayrı bir belge olarak imzalatılmalıdır. İş kanununda Taraflarca iş sözleşmesine bir deneme kaydı konulabileceği belirtilmiştir. Deneme süresi Kanun ile en fazla 2 ay olarak sınırlandırılmıştır. Deneme süresi içerisin de tazminatsız fesih, yazılı bir sözleşme olmadan geçerli değildir. Ayrıca İşçinin yıllık 270 saate kadar yapılan fazla çalışması karşılığında, denkleştirme yapılabilmesi için sözleşme şartı geçerlidir. Sözleşmelerin her sayfasının imzalanmasına da dikkat edilmelidir.

Sözleşmenin işçi tarafından feshi söz konusu olduğu takdirde el yazısı ile istifa dilekçesi alınmalıdır. İşveren tarafından fesih durumunda İhbar hesaplanacak ise ihbar tazminatı bordrosu veya ihbar bildirimi, kıdem tazminatı hesaplanacak ise kıdem tazminatı bordrosu imzalatılmalıdır. Her iki fesih durumunda da son ücret hesap pusulası ve ibranamenin imzalatılması unutulmamalıdır.

Özetle; İş ilişkisinin doğduğu andan fesih bildirimine kadar özlük evraklarını eksiksiz olarak temin eden, düzenli ve güncel olarak saklayan işverenler; denetimler, yasalar ve davalar karşısında önemli avantajlar sağlayacaktır.

28.05.2020

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (156 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.