Murat Dayanç
Yeminli Mali Müşavir
Eski Baş Hesap Uzmanı
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
mdayanc@bnddenetim.com

Kuruluş Esas Sözleşmeleri ve Sicil Tastiknamelerinin Sicil Müdürlüklerince Onaylanması

Kuruluş aşamasında kurucuların ve/veya şirket kurmaya teşebbüs eden kişi veya kişilerin şirket sözleşmesine[1] atacakları imzaların ticaret sicili müdürlüğünde onaylanmasına ve imza beyannamesinin ilgili ticaret sicili müdürlüklerinde yetkilendirilmiş personel huzurunda verilmesine ilişkin usul ve esaslar ilk olarak 06.12.2016 tarih ve 29910 sayılı Resmi Gazete (RG)’de yayımlanan “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ” ile düzenlenmiştir. Bu Tebliğ, 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı RG’de yayımlanan 7099 sayılı Kanunla Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Kooperatifler Kanunu (KK)’nda değişiklik yapması üzerine 13.03.2018 tarih ve 30359 sayılı RG’de yayımlanan “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” (Kısaca Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği veya KİBT) ile değişikliğe uğramıştır.

Bu son değişiklikten sonra kuruluş aşamasında kurucular tarafından hazırlanan esas (kuruluş) sözleşme ile şirket ortak ve yöneticilerinin imza beyanlarının (sicil tasdiknamesi) ilgili sicil müdürlüklerince düzenleme uygulaması genişletilmiştir. Buna göre artık eskiden anonim ve limited şirketler için ihtiyari uygulanan kuruluş sözleşmesinin ilgili sicil müdürlüklerinde imza tatbikinin yapılması uygulaması anonim şirketler için ihtiyari olmaya devam ederken, limited şirketler için zorunlu hale dönüştürülmüş ve eskiden kooperatifler için uygulanmayan bu yöntem artık yasal olarak yapılması zorunlu hale dönüştürülmüştür.

Ayrıca tüm ticari şirket türleri ve sahış işletmeleri dâhil ticari işletmeler[2] için kuruluş (kayıt) ve şirketi temsile yetkililerin değişmesi veya yeniden atanması aşamasında ilgili sicil müdürlüklerine sundukları ve noterlerce onaylanması zorunlu olan imza beyannamesinin (sicil tasdiknamesinin) ilgili sicil müdürlüklerince düzenlenmesine imkân tanınmış ve eskiden noterlerce düzenlenip onaylanan bu belgelerin artık ilgili sicil müdürlüğü nezdinde de düzenlenebileceği hüküm altına alınmıştır.

Bu yasal düzenlemeler çerçevesine göre gerek kuruluş esas sözleşmelerinin ve gerekse imza beyannamelerinin ilgili sicil müdürlükleri nezdinde imza onaylarının yapılması uygulamasının kapsamı bu yazının konusunu oluşturacak ve detayları aşağıda açıklandığı gibi olacaktır.

1. SİCİL MÜDÜRLÜKLERİNDE KURULUŞ SÖZLEŞMESİ VE İMZA BEYANNAMESİ ONAYLANMA SÜRECİ

1.1. SÖZLEŞMENİN HAZIRLANMASI VE ONAYLANMASI

Genel Olarak Esas Sözleşme Hazırlanması

Esas kuruluş sözleşmelerinin hazırlanma şekil ve şartları konusunda, “Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği”nin 4 ila 8 inci maddelerinde hükümler yer almaktadır.

Buna göre; şirket sözleşmesi MERSİS[3]’te hazırlanacaktır. Eğer kurucular esas sözleşme imzasını ilgili sicil müdürlüklerinde tatbik edeceklerse (ki limited şirket ve kooperatifler için zorunludur), kurucuların, sözleşmenin imzalanması için şirketin kurulacağı yer sicil müdürlüğünde hazır bulunmaları gerekecektir.

Kurucusu gerçek kişi veya tüzel kişi olan şirketlerin sözleşmesi ilgili sicil müdürlüklerinde, bizzat kendileri veya temsilcileri tarafından imzalanmalıdır.

Kurucu veya temsilcinin, okur-yazar olmaması, Türkçe bilmemesi, işitme, konuşma veya görme engelli olması halinde sözleşmeler noter huzurunda imzalanmak zorundadır.

On sekiz yaşından küçük kişilerin şirkette kurucu ortak olabilmesi için şirket sözleşmesinin velileri[4] tarafından imzalanması gerekir. Velinin tek kişi olması halinde, nüfus kayıt örneğinin ibraz edilmesi zorunludur.

On sekiz yaşından küçük kişinin velisiyle birlikte şirket kurucusu olması halinde, vasi[5] veya kayyım[6] kararı ilgili sicil müdürlüğüne ibraz edilmelidir.

Kurucu Türk vatandaşı ise geçerli kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi ibraz edilebilir. Kurucunun doğumla Türk vatandaşı olup da çıkma izni almak suretiyle Türk vatandaşlığını kaybeden kişi olması durumunda mavi kart[7], kurucu yabancı uyruklu ise başvuruda geçerli pasaport ibraz edilmelidir.

Kurucu adına imza atacak temsilciler[8], sıfat ve yetkileri ile işlemi yapmaya izinli olduklarını gösterir belge ibraz etmekle yükümlüdürler. Ayrıca bu kişiler, geçerli kimlik belgelerini ibraz etmelidirler.

Kurucu adına imza atacak kişinin vekil[9] olması halinde vekâletname düzenlemeye yetkili makam veya noterlerce onanmış vekâletnamenin aslı gerekir.

Kurucu adına imza atacak kişinin vasi veya kayyım olması halinde konuya ilişkin mahkeme kararının aslı veya onaylı sureti gerekmektedir.

Belgelerin Doğrulanması ve İmzalanması Süreci

Sicil müdürlüklerinde görevli yetkilendirilmiş personel[10] şirket kuruluş işlemi için başvuruda bulunan kişinin kimliğini kanıtlayan resmi belgeyi inceler, belgedeki fotoğraf ile gelen kişiyi karşılaştırır, kişi bilgileri ile varsa soğuk mühür izini kontrol eder. İbraz edilen belgeden şüpheye düşülmesi halinde ispata yarar ikinci bir belge istenir. Başvuruda bulunan kişinin, gerçekten ibraz edilen kimliğin sahibi olup olmadığı hususunda Sistem üzerinden gerekli kontrollerde bulunulacaktır.

İbraz edilen belgenin yırtık veya yıpranmış olması, belgedeki resmin eski olması veya benzeri durumlar nedeniyle kimlik doğrulanmasında tereddüt yaşanması durumunda, belgenin değiştirilmesi veya yenilenmesi istenebilir.

Sözleşmenin imzalanmasından önce kurucu veya temsilciler, iradesini serbestçe ve kendi isteğine uygun olarak beyan ederler.

İlgili sicil müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel, kurucunun yaşlılık, hastalık gibi nedenlerle ayırt etme gücünün[11] bulunmadığına ilişkin şüpheye düşerse, şüphe edilen hususun açıklığa kavuşturulması amacıyla, şahsın ayırt etme gücünü haiz olduğuna ilişkin yetkili makamlardan alınacak bir belgenin ibraz edilmesini isteyebilir.

Kurucunun, okur-yazar olmaması durumunda sözleşme, mühür veya bir alet ya da parmak izi kullanmak suretiyle imzalanır. Kurucunun Türkçe bilmemesi durumunda yeminli bir tercüman bulundurulması zorunludur.

Kurucunun, sağır, dilsiz veya görme engelli olup da yazı ile anlaşmanın mümkün olmadığı hallerde; sağır ve dilsizler bakımından işaret dilinden anlayan yeminli bir tercümanın, görme engelliler için iki tanığın huzurda bulunması zorunludur.

İmzanın yeminli tercüman veya tanık huzurunda atılması halinde bu husus bir tutanağa bağlanır. Ayrıca tutanakta yeminli tercüman veya tanıkların kimlik bilgileri ile imzalarına yer verilir.

Kimlik bilgileri doğrulanmış sözleşmenin ilgili sicil müdürlüğü tarafından MERSİS’ten alınacak nüshası kurucular veya temsilciler tarafından sicil müdürü huzurunda imzalanır.

İmzalanan sözleşme nüshalarının her sayfası, sicil müdürü veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel tarafından imzalanarak mühürlenir. Ayrıca nüshaların son sayfasına işlem tarihi de yazılır veya tarih kaşesi basılır.

İmza onay belgesi hazırlanarak sicil müdürü veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel tarafından imzalanır. Söz konusu belge mühürlenir ve esas sözleşmenin arkasına eklenir.

Sicil müdürü veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel tarafından yapılan bu onay, imzaların kuruculara veya temsilcilere ait olduğunun tasdiki anlamına gelir.

Düzeltme beyanı

Esas sözleşmenin imzalanması ve mühürlenmesinden sonra sözleşmede herhangi bir değişiklik olması halinde, ilgililerden sözleşme nüshası adedince düzeltme beyanı alınır. Düzeltme beyanı oluşturulurken yukarıda açıklanan hükümlerin tamamı uygulanır. Bu şekilde oluşturulan düzeltme beyanı, sözleşme nüshalarının arkasına eklenir.

Sözleşmenin Saklanması, Teslimi Ve Süresi

İmzalanan ve mühürlenen sözleşmenin bir nüshası ilgili sicil müdürlüğünce alınır ve şirketin tescil başvurusu ile birleştirilerek dosyasında saklanır.

Kalan sözleşme nüshaları ilgililere teslim edilir.

Sicil müdürlüklerince imzalanan sözleşmenin onay tarihinden itibaren üç ay içinde tescili için başvuruda bulunulmaması halinde, sözleşmede imzası bulunanların şirket kurma iradelerinin devam ettiğine dair beyanda bulunmaları gerekir. İrade beyanı oluşturulurken, Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği’nin 6, 7 ve 8 inci maddelerine uyulur.

1.2. İMZA BEYANNAMESİ VE ONAYLANMASI

Tanımı ve Hazırlanması

İmza beyannamesinin hazırlanma şekil ve şartları konusunda, “Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği”nin 12, 13 ve 13/A ıncı maddelerinde hükümler bulunmaktadır. Buna göre;

İmza beyannamesinin şirket kuruluş ve ticari işletme açılışı işlemlerinde ilgili sicil müdürlüklere ibrazı zorunludur. Bu belge, şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerin herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personelin huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle düzenlenir. Kurucuların ve temsile yetkili olanların şirket unvanı altında atılmış imza beyanlarını kapsar. Herhangi bir sicil müdürlüğü tarafından düzenlenir ve istek sahiplerine verilir. Bu belge noter marifetiyle de düzenlenebilir.

Sicil müdürlüklerine imza beyannamesi verilebilmesi için, MERSİS üzerinden şirketin kuruluş veya ticari işletme açılış başvurusunun onaya gönderilerek talep numarası alınması gerekir.

Yetkilendirilmiş personel talep numarası ile MERSİS üzerinden oluşturacağı formu, kimlik bilgileri doğrulandıktan sonra gerçek kişi tacire veya kurulacak şirket adına imzaya yetkili şahsa imzalatır. Ayrıca yetkilendirilmiş personel tarafından mühür basılmak ve imzalanmak suretiyle form onaylanır.

İmza beyannamesi kuruluş başvurusunun yapıldığı sicil müdürlüğünde düzenlenirse onaylanan beyanname şirketin veya işletmenin dosyasına konulur. İmza beyannamesinin kuruluş başvurusunun yapıldığı sicil müdürlüğü dışında başka bir sicil müdürlüğünce düzenlenirse bu belge iki nüsha olarak düzenlenir. Beyannameyi onaylayan sicil müdürlüğü beyannameyi MERSİS’e yükler ve beyannamenin bir nüshasını fiziki ortamda ilgili sicil müdürlüğüne gönderir ve bir nüshasını da kendi müdürlüğünde ayrı bir dosyada saklar.

Şirketin kuruluş veya işletmenin açılış tescili, imzaya yetkili kişilerin tamamının imza beyannamelerinin kuruluş başvurusunun yapıldığı sicil müdürlüğüne verilmesi veya MERSİS’e yüklenmesinin ardından gerçekleştirilir.

İmza Beyannamesi Verilmesine Gerek Olmayan Durumlar

a) Kurucunun, şirket sözleşmesini ilgili sicil müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalaması ve aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda ayrıca imza beyannamesi verilmez.

b) Şirket sözleşmesinin ilgili sicil müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda vekâleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda, kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin ilgili sicil müdürlüğüne ibraz edilmesi koşuluyla ayrıca imza beyannamesi verilmez.

Vekâletnamenin yabancı bir ülkede düzenlenmesi halinde, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte ilgili sicil müdürlüğüne verilmesi durumunda aynı hüküm uygulanır.

1.3. DOSYA NUMARASI VE TİCARET SİCİLİ HİZMET BEDELİ

Dosya numarası

Sicil müdürlüklerinde imzalanan esas sözleşmeler ile düzenlenen imza beyannamelerinin her birine dosya numarası verilir. Oluşturulan bu dosya numarası, sözleşmelerin veya imza beyannamelerinin üzerine kaşe ile basılarak tatbik edilir.

Ticaret sicili hizmet bedeli

Ticaret sicil müdürlüklerinde kuruluş aşamasında yapılan esas sözleşmenin imzalanması ve tescili, düzeltme beyanının oluşturulması, imza beyannamesinin tatbiki ve defter tasdikinin yapılması işlemleri birlikte veya ayrı ayrı yapılmasına bakılmaksızın bu hizmetler için tek hizmet bedeli tahsil edilir. Bu bedel de asgari ücretin yüzde on beşinden fazla olamaz.

2. SONUÇ

Yazının önceki bölümlerinde yer alan açıklamalara göre aşağıdaki sonuçlara ulaşılabilecektir.

1. Yapılan yeni düzenlemeler sonrasında kuruluş aşamasında kurucular tarafından hazırlanan esas (kuruluş) sözleşme ile şirket ortak ve yöneticilerinin imza beyanlarının (sicil tasdiknamesi) ilgili sicil müdürlüklerince düzenleme yükümlülüğü genişletilmiştir. Buna göre artık eskiden anonim ve limited şirketler için ihtiyari uygulanan kuruluş sözleşmesinin ilgili sicil müdürlüklerinde imza tatbikinin yapılması uygulaması anonim şirketler için ihtiyari olmaya devam ederken, limited şirketler için zorunlu hale dönüştürülmüş ve eskiden kooperatifler için uygulanmayan bu yöntem artık yasal olarak yapılması zorunlu hale dönüştürülmüştür.
2. Sicil müdürlüklerinde görevli yetkilendirilmiş personel şirket kuruluş işlemi için başvuruda bulunan kişinin kimliğini araştırır ve şüpheye düşülmesi halinde ispata yarar ikinci bir belge isteyebilir. Başvuruda bulunan kişinin, gerçekten ibraz edilen kimliğin sahibi olup olmadığı hususunda Sistem üzerinden gerekli kontrollerde bulunulabilir.
3. Tüm ticari şirket türleri ve ticari işletmeler için kuruluş (kayıt) ve şirketi temsile yetkililerin değişmesi veya yeniden atanması aşamasında hazırlanan imza beyannamesinin (sicil tasdiknamesinin) ilgili sicil müdürlüklerince düzenlenmesine imkân tanınmış ve eskiden noterlerce düzenlenip onaylanan bu belgelerin artık ilgili sicil müdürlüğü nezdinde de düzenlenebileceği hüküm altına alınmıştır.
4. Şirket kurucuları aynı zamanda şirketi temsile yetkili iseler ve şirket sözleşmesini yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalarlarsa ya da vekâleten imzalamalarına karşın kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin ilgili sicil müdürlüğüne ibraz edilmesi halinde ayrıca imza beyannamesi verilmez.
5. Ticaret sicil müdürlüklerince esas sözleşmenin imzalanması ve tescili, düzeltme beyanının oluşturulması, imza beyannamesinin tatbiki ve defter tasdikinin yapılması işlemleri için en fazla asgari ücretin yüzde on beşi tutarında hizmet bedeli alınabilir.

K A Y N A K Ç A

1. İlgili Kanunlar (TTK, KK, 7099 sayılı Kanun)
2. Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ.
3. Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ.

 

 

---

[1] Kollektif, komandit, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirkette şirket sözleşmesini, anonim şirkette esas sözleşmeyi ve kooperatifte ana sözleşmeyi ifade eder.

[2] Esnaf işletmesi için öngörülen sınırı aşan düzeyde gelir sağlamayı hedef tutan faaliyetlerin, devamlı ve bağımsız şekilde yürütüldüğü işletmedir.

[3] Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile TOBB nezdinde oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemi ifade eder. MERSİS numarası da MERSİS tarafından verilen ve özel algoritma ile üretilmiş tekil numaradır.

[4] Velayet altındaki küçüğü temsil eden velayet sahibi kişi veya kişilerdir.

[5] Vesayet altındaki küçüğün veya kısıtlının kişiliği ve malvarlığı ile ilgili bütün menfaatlerini korumak ve hukuki işlemlerde onu temsil etmekle yükümlü kişidir.

[6] Belirli işleri görmek veya malvarlığını yönetmek için atanan kişidir.

[7] Doğumla Türk vatandaşı olup da çıkma izni almak suretiyle Türk vatandaşlığını kaybedenler ve bunların 5901 sayılı Türk Vatandaşlığı Kanununun 28 inci maddesinde belirtilen altsoylarına verilen ve söz konusu maddede belirtilen haklardan faydalanabileceklerini gösteren resmi belgeyi ifade eder.

[8] Kurucu adına imza yetkisine sahip vekil, veli, vasi, kayyım ile tüzel kişilerde temsil ve ilzama yetkili kişiyi ifade eder.

[9] Vekâlet verenin işini görmeyi veya işlemini yapmayı üstlenen kişidir.

[10] Kuruluş aşamasında kurucuların şirket sözleşmesine atacakları imzaların onaylanması ve imza beyannamesinin düzenlenmesi işlemlerini yerine getirmek üzere ticaret sicili müdürü tarafından görevlendirilen ticaret sicili müdürlüğü personelidir.

[11] Yaş küçüklüğü, akıl hastalığı, akıl zayıflığı, sarhoşluk ya da benzer sebepler nedeniyle akla uygun davranma yeteneğinden yoksun bulunmama halini ifade eder.

03.04.2018

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (156 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.