Elektronik Posta Yolu İle Alınan Fatura Gider Olarak Kaydedilebilir Mi? (SMMM Güray ÖĞREDİK)

Çağımızda gelişen bilgisayar teknolojisi ve hayatımıza hemen her alanda giren internet uygulaması sayesinde bir çok işlem artık sanal olarak, bilgisayar üzerinden gerçekleştirilebilmektedir.

Bu gerçekten hareketle bilindiği gibi, Maliye Bakanlığı’da defter kayıtlarının ve belgelerinin elektronik ortamda oluşturulması ve iletilmesi hususunda 361 numaralı V.U.K. Genel Tebliğini yayınlamış ve bu tebliğin konusu; “213 sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye ve bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye yetkili kılınmıştır. Anılan yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar aşağıdaki gibi belirlenmiştir” şeklinde açıklanmıştır. Ancak bu genel tebliğ henüz uygulama alanı bulmamıştır. Ancak, muhasebenin ve tüm mali işlemlerin gelecekte tamamiyle sanal ortama taşınacağı ve muhasebenin kayıt (kâtiplik) yönünün gelişen teknoloji sayesinde zamanla yavaş yavaş ortadan kalkacağı bir gerçektir.

Biz ise bugün itibariyle mevcut vergi kanunlarımız açısından, bir işletmenin defter kayıtlarına gider kaydetmesi gereken bir harcamasına ait belgeyi elektronik posta suretiyle alması durumunda, bu belgenin vergi mevzuatımız açısından gider kaydına esas teşkil eden bir belge olarak kabul edilip edilmeyeceği konusunu inceleyeceğiz.

2- YASAL MEVZUAT

V.U.K.’nun “İspat edici kağıtlar” başlıklı 227. maddesine göre; “Bu kanunda aksine hüküm olmadıkça bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir.” Buna bağlı olarak mükellefler V.U.K.’nda tanımlanan evraklar ile gerek yapmış oldukları işleri ve gerekse yapmış oldukları harcamaları ispatlamak zorundadırlar. Elektronik belge, V.U.K.’nun mükerrer 242. maddesinin 2. fıkrasında, “şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür” şeklinde tanımlanmıştır. Bu madde ile ilgili olarak ise yukarıda bahsettiğimiz Genel Tebliğ yayınlanmıştır.

Bilindiği gibi, vergilendirmede vergiyi doğuran olay ve bu olaya ilişkin muamelelerin gerçek mahiyeti esas alınır. Vergi mevzuatımızda ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerinde yer alan belgelendirme esası da yapılan işlemlerin gerçek olduğunu belgeye bağlanması, yani ispatlanmasıdır. Vergiyi doğuran olay ve bu olaya ilişkin muamelelerin gerçek mahiyeti yemin hariç her türlü delille ispatlanabilir. İktisadi ve teknik icaplara uymayan veya olayın özelliğine göre normal ve mutad olmayan bir durumun iddia olunması halinde ispat külfeti bunu iddia eden tarafa aittir. (V.U.K. Madde 3/B)

3- KONU HAKKINDA ULAŞILAN BİR MUKTEZA

“253 sayılı VUK Genel Tebliğine göre, yurt dışındaki kişi veya firmalardan belge alan mükellefler, bu belgeleri defter kayıtlarında gider olarak göstermeleri sırasında belgelerde yazılı bedelleri, belgenin düzenlendiği günde Merkez Bankasınca belirlenen döviz alış kuru üzerinden Türk Lirasına çevirerek kayıtlarında göstereceklerdir. Ancak inceleme sırasında inceleme elemanınca lüzum görülmesi halinde, mükellefler bu belgelerini tercüme ettirmek zorundadırlar. Benzer bir konuda Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığından alınan 15/12/2004 tarih ve GEL.0.29/2920-228-48-60202 sayılı yazıda;

“Bilindiği üzere, yurt dışında mukim kişi veya kuruluşlara yaptırılan hizmet karşılığında ödemede bulunan gelir veya kurumlar vergisi mükelleflerinin yurt dışından aldıkları belgenin alındığı ülke mevzuatına göre muteber bir belge olması gerekmektedir.

Mükelleflerin internet yoluyla yurt dışından satın aldıkları hizmet ve bu nitelikteki gayri maddi haklar için yurt dışındaki satıcı tarafından düzenlenen fatura veya fatura yerine geçen belgelerin elden veya posta yoluyla alınamaması halinde elektronik ortamda alınan söz konusu belgelerin çıktılarının yapılan ödemeyi gösterir banka kredi kartı silip veya ekstresi ile birlikte muhafaza ve ibrazı ile alınan hizmetin yapılan ticari işin bir gereği olarak alındığının tevsik edilmesi durumunda yapılan ödemelerin gider veya maliyet kaydı mümkün bulunmaktadır.” denilmektedir.”

Görüldüğü gibi, Maliye Bakanlığı’da vermiş olduğu görüşlerinde, öncelikle olayın özü ile ilgilenmiştir. Yapılan işin gerçek olması ve ticari faaliyetle ilişkili olması gereğini aramıştır. Bunun ise yasal gerekliliği yukarıda da açıkladığımız V.U.K.’nun 3. maddesidir. Buna bağlı olarak ise elektronik posta ile gelen evrakın mutlak olarak çıktısının alınması gerekmekte ve ayrıca aynı kuruma banka kanalı vasıtasıyla yapılan ödemeyi ispatlayacak evrakında, çıktısı alınan bu belge ekinde muhafaza edilmesini gerekli görülmüştür.

Bu durumda yurt dışındaki bu kurumdan elektronik posta ile değil de faks yoluyla gelen faturada aynı şartlar dahilinde gider kaydına esas teşkil eden muteber bir belge olarak kabul edilmelidir görüşündeyiz.

Burada ise dikkat edilecek husus bizce asıl olarak, bu gibi olayların sayısının çok fazla olmamasıdır. Sonuç itibariyle, yurt dışındaki firma kendi ülkesindeki yasal mevzuat gereği elektronik ortamda belgelerini oluşturuyor ve ilgililere gönderiyorsa elbette bu hususta itiraz edilecek hiçbir şey yoktur; böyle bir durum söz konusu değilse mevcut yasal mevzuatımız gereği asıl olması gereken belgelerin gerçek nüshalarının temin edilmesidir. Bu nedenle sadece bir tek işlemi için onay alan işletme, nasıl oluyorsa kabul görüyormuş mantığı ile özellikle yurt dışı işlemlerinde belgeleri sadece faks veya elektronik posta ile temin etmeyi yeterli görmek gibi yanlış bir sonuca varmamalıdır.

Muktezada yurt dışından gelecek belgelere yönelik olarak görüş verilmiştir. Yurt içindeki firmalar ise elbette V.U.K. gereği Kanunda yer alan belgeleri düzenlemek, vermek ve istemek mecburiyetindedirler. Ancak bize göre, yurt içi işlemlerde de sayısı çok fazla olmadıkça ve münferiden gerçekleşen ve zaruret gereği bu şekilde temin edilecek belgelerde, ticari faaliyetle ilişkili olduğu ispatlandıktan sonra ve ödemeye ait banka dekontu belge ekinde muhafaza edildikten sonra, gider kaydına esas muteber bir belge olarak kabul edilebilmelidir.

NOT: Bu makale Mali Pusula Dergisi'nde (2007/Ocak) yayımlanmıştır.