2.1.BİLGİSAYAR DONANIMI VE YAZILIMI

MBS, insanlar, süreçler ve bilgi teknolojilerinden oluşur. Bilgi teknolojisi, yazılım ve donanım ürünleri, bilgi üretim sistemleri ve bu sistemlerin geliştirilmesi, yönetim süreçlerinin otomasyonu gibi kavramlar ve faaliyetleri kapsar . Bilgisayar teknolojisinin bilgiyi işleme ve kullanmadaki çok büyük yeteneğinden dolayı, işletmenin çeşitli departmanları ve bu arada muhasebe departmanı için bilgisayar teknolojisi odak olmuştur. Bir bilgi sistemi olarak muhasebe de, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiş, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama şeklindeki geleneksel işlevlerini teknolojiyle bütünleşik bir şekilde yapmaya başlamıştır (TEKİN ve PARLAKKAYA, 2003: 2).

Muhasebe bilgi sisteminde veriler veya bilgiler girdi- işleme- çıktı akışı çerçevesinde, girdi, işleme ve çıktı aşamalarını içeren operasyon ile işleme tabi tutulur. Bir bilgisayar sistemi de, tıpkı muhasebe bilgi sistemi gibi birbirini etkileyen ve girdi- işleme- çıktı akışını oluşturan bileşenlerin bir bütünüdür (ANADOLU ÜNİVERSİTESİ, 2005: 96).

Bilgisayar, donanım ve yazılım adı verilen iki bileşenden meydana gelir.

            Bilgisayar donanımı, gözle görülebilen, elle dokunulabilen parçalardır. Giriş birimleri, merkezi işlem birimi ve çıkış birimleri bilgisayarın donanımını oluştururlar. Giriş birimleri, bilgisayara veri girişi yapmayı sağlayan parçalardır. Bunlar; klavye, mouse, tarayıcı, dokunmatik  ekranlar, ışıklı kalemler, joystick ve ses girişi sağlayan aygıtlar olarak sıralanabilir.

Merkezi işlem birimi kontrol, bellek ve aritmetik-mantık öğelerini içerir. Kontrol birimi, merkezi işlem birimi içinde yürütme görevini üstlenerek koordinasyonu sağlar. Bellek birimi, ana bellek ve yardımcı bellek (CD, disket) ile verileri saklar. Aritmetik- mantık birimi ise, aritmetik işlemleri yerine getirir.

Çıkış birimleri, bilgisayarın oluşturduğu bilgilere ulaşmaya, onları görmeye yarayan birimlerdir. Bunlar, monitör, yazıcı, hoparlör olarak sayılabilir.

Günümüzde artık bilgisayar donanımı içine eklenebilecek bir başka unsur da iletişim birimleridir. Veri iletişim ağları üzerinden veri göndermek için kullanılan bu birimler, iletişim kanalları ve protokoller, yerel ağlar, yaygın ağlar, işlemci/ sunucu mimarisi şeklinde sıralanabilir. 

            Bilgisayar yazılımı, birçok farklı fonksiyonu yerine getirebilmek amacıyla makineyi programlayacak olan birçok karakteri bilgisayara tanıtır. Bu şekilde bilgisayar kendi hafızasında depolanan talimatların kontrolü altında çalışır. Bu operasyonlar ve talimat, bir kullanıcı tarafından veri girişine, belirlenmiş kurallara göre  veriyi kendi amaçları doğrultusunda yönlendiren ve dönüştüren işlemeye, sonuçları üreten çıktıya ulaşabilmek için bilgisayara olanak sağlar (ANADOLU ÜNİVERSİTESİ, 2005: 96).

            Bilgisayar donanımını “bilgisayar” haline getiren, bilgisayarın bilgi işleme işlevini yerine getirmesini sağlayan yazılım, üç bileşenden oluşur. Bunlar; işletim sistemleri (sistem yazılımları), uygulama yazılımları ve yardımcı programlardır.

            İşletim sistemleri programlarını oluşturan sistem yazılımları, bilgisayarın çalışmasına olanak sağlayan yazılımlardır. Merkezi işlem birimindeki işlemleri denetleyen programlar bütünüdür. Bilgisayar sisteminin giriş- çıkış ve bellek işlevlerini kontrol ederek çeşitli destek hizmetleri sağlar. Diğer yazılımların aksine, bilgisayar üreticisi firmalarca sisteme baştan yerleştirilmiş olan programlardır (ERDOĞAN ve ERDOĞAN, 1996: 25). İşletim sistemlerine örnek olarak; MS-DOS, Windows 95/98/2000/XP, Windows NT vb. gösterilebilir.

 Uygulama yazılımları, belirli bir işin yapılmasına yönelik, kullanıcıların amaçları ve kullanım kolaylıkları göz önünde tutularak  tasarlanmış yazılımlardır. bu yazılımlara örnek olarak; Office programları verilebilir.

Yardımcı programlar ise bilgisayar kullanımını daha rahat, daha güvenli, daha hızlı ve eğlenceli hale getirmek için tasarlanan yazılımlardır. Anti virüs programları, müzik dinlemeyi sağlayan programlar, dosya sıkıştırmak için kullanılan programlar, bu yazılıma örnek olarak gösterilebilir.

2.2.UYGUN DONANIMIN VE YAZILIMIN SEÇİMİ  

Bir muhasebe departmanı için bilgisayar donanımının ve yazılımının seçimi, bilgisayar kullanımının tüm nimetlerinden yararlanacak şekilde yapılmalıdır. Donanım ve yazılımın o departmanın ihtiyaçlarını tam olarak karşılayacak şekilde seçilmesi gerekir. Bu aşamada işletmenin iş hacmi, işlerin çeşidi, ileriki yıllarda iş hacminde meydana gelebilecek olası değişiklikler saptanmalıdır.

Bilgisayar donanımı belirlenirken, muhasebe departmanının  iş yükü göz önünde bulundurulmalıdır. Bilgisayarın  kapasitesi iş yoğunluğuna göre belirlenmelidir. İş hacminin altında kapasitesi olan bilgisayarlar gibi iş hacminin çok üstünde kapasiteye sahip olan bilgisayarlar da işe yaramamaktadır.

Donanım seçilirken eleman sayısına en uygunu olmasına da dikkat edilmelidir. Bir çok elemanın görev yaptığı bir muhasebe departmanı veya bürosu için bir ana terminalin olduğu ve her bir elemanın yaptığı işlemlerin ana terminale iletildiği bir sistem gerekebilirken, bir ya da iki kişinin çalıştığı bir yerde ana terminale gerek duyulmayabilir. İlkinde bir çok yazıcı gerekirken, ikincisinde tek bir yazıcı sorun çözmede yeterli olabilir.

Donanımın seçiminde dikkat edilmesi gereken başka bir konu da teknik servis ve yedek parça bolluğudur. Muhasebe,  her kaydın günü gününe yapılmasını, bilgi kullanıcılarına raporların belirlenen günlerde verilmesini gerektirir. Örneğin her ayın 20’ sinde KDV beyannamelerinin Vergi Dairesine teslim edilmesi gerekir. Bilgisayarlar arızalandığında teknik servisin günlerce gelmemesi veya yedek parçanın bulunamaması muhasebe işlemlerini aksatır.

Yedek parçaların ucuzluğu da seçim kararında etkili olabilir. Örneğin  bir yazıcı seçerken kartuşunun çok pahalı olmamasına dikkat etmek gerekir. Yeni  kartuş almak  için katlanılan maliyet yeni bir yazıcı almakla eşdeğerse o yazıcı tercih edilmemelidir.

Yazılım seçiminde   sistem yazılımı ve uygulama yazılımı seçimleri yapılmaktadır. Burada dikkat edilmesi gereken, bilgisayardaki işletim sistemiyle uyumlu olarak çalışabilen hazır programların bol olup olmaması ve bunların işletmeye uygunluğudur. Örneğin Motorola işletim sistemini kullanan bilgisayarlara yönelik hazırlanmış muhasebe programları bir veya birkaç iken, Dos ve Windows işletim sistemlerine yönelik olanları yüzlercedir (UÇAR ve ERTÜRK, 1999: 5). 

 Ayrıca teknolojik gelişmeler ve değişmeler de göz önünde bulundurulmalıdır. Teknolojinin hızla değiştiği bir ortamda,  yazılımlar da sık sık yenilenmektedir. Yeni yazılımların, alınacak olan işletim sistemine adapte edilebilmesi gerekir.

Muhasebe kayıtlarında bilgisayarlardan yararlanabilmek için bu konuda hazırlanmış ticari yazılımlar gerekmektedir. Bu yazılımlar, piyasadan hazır paket programlar şeklinde alınabileceği gibi işletme içinde uzmanlaşmış personeller var ise onlara veya özel olarak yazılım firmalarına hazırlattırılabilir. Bu konuda karar verilerken seçeneklerin maliyetleri iyi tespit edilmelidir. 

Eğer piyasadaki mevcut ticari programlardan birinin alınması kararı verilmişse,  seçim yapılırken şu hususlara dikkat edilmelidir (UÇAR ve ERTÜRK, 1999: 43-44):

·        Ticari programların güvenirliği: Yazılım firmasının referansları, müşteri memnuniyetleri, servis durumu, programın yaygınlığı.

·        Kullanım kolaylığı ve ihtiyaçlara uygunluğu: Bazı programlar çeşitli yardım ve ekrandan görünen bilgilerle kullanımı oldukça kolaylaştırırken, bazı programlarda da işlemler gizli tuşlarla (Ctrl+K, Alt F2 gibi) yürütülmektedir. Bu durumlar öğrenim ve kullanımı etkilemektedir. Ayrıca program modülleri arası geçişlerin kolay olup olmadığı önemlidir. Grafik ortamda çalışma, mouse kullanım imkanı, fiş kesmede ve KDV ayırmada kolaylıklar, açılış- kapanış fişlerini kendiliğinden kesebilme ve mali tabloları tam oluşturabilme tercihte önemli noktalardır.

·        Programın yasalara uygunluğu

·        Geleceğe yönelik olması: Ticari programların gelişmelere açık olup olmaması, çıkacak yeni sürümlere değişecek ve eklenecek yasal düzenlemelerin eklenip eklenemeyeceği, Windows ortamında çalışıp çalışmadığı da tercih sebebidir.

·        Satış sonrası eğitim ve servis imkanı olması: Ücretsiz servisin ne kadar olduğu, eğitim süresi, hata oluşması ve programın çalışmaması durumunda müdahale zamanının uzunluğu, telefonla destek, yıllık bakım servis ücreti gibi konular tercihte başka nedenlerdir.

·        Kullanım kılavuzları:  Kitapların yenilenip yenilenmediği, programın içinde yardım modülünün bulunup bulunmadığı da önemlidir.

·        Standartlara uyum: Muhasebe standartlarına ve tek düzen hesap planına uyum en önemli tercih sebebidir.

·         Bilinen elektronik tablolara, hesap tablosu gibi hazır hizmet programlarına veri ve rapor aktarılması imkanı ile yevmiye kayıtlarıyla büyük defter hesaplarını, stokları ilişkilendirme gibi aktarımlar da tercihi etkiler.

·        Fiyat

·        Programın yaygın kullanımı: Çok kullanıcı olunca kullanıcılardan destek alınması ve daha çok bayi ağı kurulması, daha çok teknik destek verilmesi mümkün olabilmektedir.

Muhasebe programının seçiminde genel olarak mal ve hizmet üreten işletmelerle birlikte yine hizmet işletmesi olan muhasebe büroları da yukarıdaki unsurlara dikkat etmek durumundadırlar. Ancak muhasebe bürolarında bu konu küçük farklılıklar göstermektedir. Mal ve hizmet üreten bir işletmenin muhasebe departmanındaki uygulama ile bir muhasebe bürosundaki uygulama eş ayrıntıda ve yoğunlukta değildir. Muhasebe bürolarındaki muhasebe uygulamalarının işletmenin kendi bünyesindeki muhasebe uygulama düzey ve ayrıntısında olması beklenemez. Zira muhasebe büroları tek bir işletmenin değil bir çok işletmenin muhasebe işlerinin aynı anda yürütmek, yükümlülükleriyle ilgili işlemleri aynı tarihlerde yerine getirmek zorundadır. Bu nedenle muhasebe bürolarında kullanılan yazılımlar pratik, kullanışlı, zaman ve eleman açısından tasarruf sağlayan (özellikle kısa yol tuşlarının uygulamaya hız kazandırdığı) özellikte olmalıdırlar. Diğer bir anlatımla; mal veya hizmet üreten işletmeler kullandıkları muhasebe programlarının daha çok yönetsel amaçlı ayrıntı bilgi üretmesini talep etmekteyken, muhasebe büroları, daha fazla işletmenin muhasebe işlerini daha kısa zamanda ve daha az personel kullanarak iş yükünü hafifletecek şekilde olmasını beklemektedirler (CAN ve CEYHUN, 2004: 31).

2.3. VERİ TABANI VE VERİ TABANI YÖNETİM SİSTEMİ

İşletme faaliyetleri ve oluşan değer hareketlerine ait veriler, ilk işlem belgeleri, kayıt araçları ve muhasebe fişleri ile muhasebe bilgi sistemine dahil edilerek toplanır ve “girdi-süreçleme-çıktı” akışı çerçevesinde ve bir kayıt ortamı içinde çıktılara yani değişik bilgilere ve raporlara dönüştürülür. Verilerin toplanmasından başlayarak çıktıların elde edilmesine ve daha sonra değişik amaçlarla tekrar kullanımlarını sağlamak amacıyla işletme faaliyetlerine ilişkin veriler, belirli gruplara, konulara, bölümlere, özelliklere ve benzer ayrımlara göre sınıflandırılarak birbirleriyle ilişkili veri toplulukları oluşturularak veri tabanları meydana getirilir. Bir işletmede, bir kurumda farklı faaliyetlere ve izlenmesi gereken konulara göre çok sayıda veri tabanı oluşturulabilir. En basit tanımıyla veri tabanı, birbirleriyle entegre olmuş ve bütünleşmiş veri topluluğu olarak ifade edilebilir. Verilerin toplanması, biriktirilmesi, veri topluluğunu oluşturan elemanların birbirleriyle olan anlamlı ilişkilerinin düzenlemesi faaliyetlerini içerir. Veriler, eklenebilir, silinebilir, değiştirilebilir ve çeşitli sorgulama yazılımları (MS Access, Visual Basic vb.)  ile yeni sorgulamalar yapılabilir.

Verilere daha hızlı ulaşmak, eş zamanlı olarak güncelleyebilmek, verilerin tutarlı, güvenli ve gizli olmasını sağlamak, kırtasiye yoğunluğunu en aza indirmek gibi amaçlarla veri tabanı kullanılmaktadır.

Veri tabanı yönetim sistemi (VTYS); veri tabanının oluşturulması, yönetilmesi ve korunmasını amaçlayan yazılım programlarıdır.  VTYS ile amaçlanan, veri ve bilgi dosyalarının oluşturulması ve güncellenmesi, verilerin seçilmesi ve tekrar kullanılması, çeşitli çıktı ve raporların alınmasıdır. Bir işletmenin veriyi merkezileştirmesine, onu etkin bir şekilde yönetmesine ve saklanmış olan verilere belli bir amacı gerçekleştirmek için üretilmiş yazılımlar olan (Word, Excel, çeşitli muhasebe yazılımları vb.)uygulama programlarına erişmesine olanak sağlayan bir yazılım olmaktadır.

Muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri olan; satış ve hasılat işlemleri, satın alma ve harcama işlemleri, üretim işlemleri, maddi duran varlık işlemleri ve bunların alt işlemlerine ait uygulamalar veri entegrasyonu (bütünleşmesi) olmayan durumlarda ayrı birer modül olarak bağımsız çalışırlar. Bu tür uygulama programları birbirinden ayrı çalışacak, ayrı veri tabanlarına sahip olacak ve her bir uygulama programının çalıştırılması için ayrı birer bilgisayar ve ayrı yazılımlar gerekecektir. Birbirinden  bağımsız veri tabanlarının yönetilmesi basit olmakla birlikte bazı olumsuzlukları beraberinde getirmektedir. Olumsuzlukların en önemlisi, aynı verinin etkileyeceği her bir uygulama programına ayrı ayrı giriş yapılmasıdır. Aynı verinin birçok kez sisteme girilmesi hem zaman alıcı, hem de maliyetlidir. Aynı zamanda hata yapma olasılığı yüksektir. Ayrıca uygulama programlarının oluşumunda aynı verinin farklı kısaltmalar, kodlamalar ve isimlerle ifade edilme durumu olabileceğinden verilerin kullanılması, karşılaştırılması olanaksız hale gelecektir.

Belirtilen olumsuzlukları ortadan kaldırmak ve bilgi işlem faaliyetlerinde verimlilik sağlamak VTYS ile mümkün olmaktadır. VTYS, uygulamaların bütünleşmesini sağlamakta, birbirleriyle etkileşim içinde olmalarını gerçekleştirmektedir. Sisteme veri girişinin bir defa yapılmasıyla, o işleme ilişkin uygulamalar otomatik olarak girilen veriler doğrultusunda gerekli güncellemeleri yapmaktadır. Örneğin, yapılan satışa ilişkin veriler sisteme bir defa girildiğinde müşteri kayıtları, stok kayıtları, hasılat kayıtları, gider- maliyet kayıtları otomatik olarak işlem görecektir.

Günümüzde muhasebe bilgi sistemine yönelik olarak geliştirilen ERP (Enterprise Resource Planning- Kurumsal Kaynak Planlaması), CRM (Customer Relationships Management-Müşteri İlişkileri Yönetimi) vb. yazılımlar ile çeşitli veri tabanları (MS,SQL, Oracle vb. yazılımları üzerindeki çalışmalar da işletmeleri VTYS’ ne doğru yöneltmektedir. İşletmelerin bilgi sistemlerinde kullanacakları sistemlerin fayda- maliyet analizini sağlıklı bir şekilde yaparak en optimal kararı vermeleri, VTYS’ nin etkinliği ve verimliliği açısından büyük önem taşımaktadır  (ANADOLU ÜNİVERSİTESİ, 2005: 71-79).

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale yazılı veya elektronik ortamda kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak göstermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır .)