YAZARLARIMIZ
Ayşe Asuman Yardımcı
Yeminli Mali Müşavir
asumanyardimci@hotmail.com



TTK ve VUK Çerçevesinde Şirketler ve Diğer Tacirlerin Tutacakları Defterler ve Tasdik Zamanları

TTK ve VUK çerçevesinde tasdik gerektiren ve tutulması gereken defterlerle ilgili açıklamalarımız aşağıdadır.

Bilindiği gibi, fiziki ortamda TTK’nun 64-67 ve VUK’nun 182-225 maddeleri uyarınca, elektronik ortamda tutulan defterlerin ise 1 ve 2 Seri Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğlerinde yapılan açıklamalar çerçevesinde tasdik zamanları ve şekillerine aşağıda yer verilmiştir.

I. TUTULACAK DEFTERLER:

Türk Ticaret Kanunu'nun 64'üncü maddesinde, tutulacak defterler ve tasdike ilişkin hususlar düzenlenmiştir.

1) Anonim Şirketlerin Tutacakları Defterler:

  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri,
  • Pay Defteri,
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri,
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
  • Damga Vergisi Defteri

2) Limited Şirketlerin Tutacakları Defterler:

  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri,
  • Pay Defteri,
  • Müdürler Kurulu Karar Defteri,
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.

3) Birinci Sınıf Tacirlerin Tutacakları Defterler:

  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri.

4) Diğer Mükelleflerin Tutacakları Defterler:

  • İşletme veya
  • Serbest meslek defteri

5) Damga Vergisi Defteri İle İlgili Uygulama:

Damga Vergisi Kanunun 22. maddesinin son fıkrasının verdiği yetkiye istinaden Maliye Bakanlığınca, yapılan düzenleme gereği, anonim şirketler Damga Vergisi Defteri tutmak zorundadırlar.

Sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmesi ve Damga Vergisi Defteri tutması ihtiyari olanlar;

  • Kurumlar vergisi kanununa tabi diğer mükellefler,
  • Kollektif ve adi komandit şirketler,
  • Bilanço esasına göre defter tutanlar,
  • İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve
  • Serbest meslek erbabı,

olarak belirlenmiştir.

II. FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER VE ONAY ZAMANLARI:

TTK’ nun 64’üncü maddesinde yapılan düzenlemeye göre, fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve sayılan diğer defterlerin onay zamanları aşağıda yer verilmiştir:

1) Açılış Onayları:

  • Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce,
  • Gelecek yıl kullanılacak defterlerin açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ayın sonuna kadar,
    notere yaptırılması gerekir.
  • Aynı defterlerin izleyen faaliyet döneminde de kullanılmak istenmesi hali VUK’da düzenlenmiş olup, söz konusu düzenlemeye göre, yeterli yaprak varsa hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde yevmiye ve envanter defterleri ara tasdik yaptırılarak kullanılabilecektir.
  • Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

2) Kapanış Onayları:

  • Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri için kapanış onayı zorunludur,
  • Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Haziran ayı sonuna kadar),
  • Yönetim kurulu karar defteri ile Müdürler Kurulu Karar Defteri kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Ocak ayı sonuna kadar) 

notere yaptırılır.

III. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER VE ONAY ZAMANLARI:

1) Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler:

2019 yılında e-defter kapsamında defter tutacak mükellefler tarafından,

  • Yevmiye Defteri ve
  • Defter-i Kebir,

elektronik ortamda tutulacaktır.

Elektronik ortamda tutulan,

    • Yevmiye Defteri ile Defter-i Kebir’in açılışlarında,
    • Yevmiye Defterinin kapanışında

noter onayı aranmaz.

2019 yılında elektronik ortamda defter tutması gereken mükelleflerin

  • Yevmiye Defteri ile
  • Defter-i Kebir

dışında kalan, kağıt ortamında tutacakları diğer defterler için noter açılış tasdiki yaptırılması gerektiği hususu gözden kaçırılmamalıdır.

2) Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerin Onayları:

Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar. Kâğıt ortamında defter tutulması durumunda hiç defter tutulmamış sayılacaktır. Bu durumda zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

Elektronik defter tutacak mükellefler,

  • Aylık dönemler itibarıyla elektronik defter oluşturmak,
  • Bu aylık dönemler için berat almak (Yevmiye ve Defter-i Kebir için ayrı ayrı)
  • E-defter kullanıcılarının 2019/Ocak döneminden başlamak üzere aylık dönemler halinde ve aynı sürede (İlgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar) berat dosyalarının yanı sıra Defter Raporu Beratının da Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermek,[1]
  • Bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek,

zorundadırlar.

Elektronik defter tutma sürecinde,

  • Hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı,
  • Son ayının beratının alınması ise kapanış onayı,

olarak kabul edilmektedir.

1 nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde,

  1. Elektronik Defter Beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,
  2. Açılış Onayı, hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,
  3. Kapanış Onayı, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

ifade eder denilmektedir.

3) Elektronik Ortamda Tutulan Defterler İçin Berat Alınması İşlemi:

Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan elektronik defterler için,

  • Aşağıda yer alan adımları izleyerek her ay için berat alınması,
  • Defter Raporu Beratının Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi ve
  • Bunların istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza edilme zorunluluğu,

vardır.

a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar,

b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar,

Bu şekilde imzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermeyecektir.

Hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Bu çerçevede oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Diğer taraftan Gelir İdaresi Başkanlığınca gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.

Elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kâğıt ortamında defter tutmaları mümkün değildir. IV. TUTULMASI GEREKEN DEFTERLERİN ONAY ZAMANLARINA İLİŞKİN TABLO

Muhasebeyle İlgili Olan Defterler

Açılış Onay Zamanı

Gelecek Yıllar Açılış Onayı

Kapanış Onay Zamanı

Yevmiye Defteri
(Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç)                                    

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki

İzleyen faaliyet döneminin ALTINCI ayının sonuna kadar 

Defter-i Kebir
(Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç)                                   

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki

Yok

Envanter Defteri
(E-Defter Tutanlar ve Diğerleri)

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki

Yok

Damga Vergisi Defteri

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki

Yok

Elektronik Defterler

Açılış Onay Zamanı

Gelecek Yıllar Açılış Onayı

Kapanış Onay Zamanı

Elektronik Yevmiye Defteri

Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı almak ve Defter Raporu Beratının Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi

Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Elektronik Defter-i Kebir

Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı ve Defter Raporu Beratının Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi

Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı

Diğer Defterler

Açılış Onay Zamanı

Gelecek Yıllar Açılış Onayı

Kapanış Onay Zamanı

Yönetim Kurulu Karar Defteri Veya
Müdürler Kurulu Karar Defteri

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki

İzleyen faaliyet döneminin BİRİNCİ ayının sonuna kadar 

Pay Defteri

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilecektir

Yok

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki

Yok

V. NOTERLERCE TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİNİN İSTENMESİ

Bilindiği gibi Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter Tutma Yükümlülüğü” başlıklı 64. Maddesinin 3. Fıkrasında; “Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır.” denmektedir.

27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16. Maddesinin 6. fıkrasında ise “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” denmektedir.

2019 yılında tutulması gereken yasal defterlerin açılış onayları yaptırılırken Noterlerce istenen Sicil Tasdiknamelerinde yer alan bilgilerin güncel olması halinde yeniden belge alınmasına gerek bulunmamaktadır.

Ticaret Sicil Tasdiknamelerinin (üzerinde yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı sürece) aslı ile birlikte fotokopisi Notere ibraz edilebilecek ve her yıl yeniden alınması gerekmeyecektir.

Saygılarımızla,


[1] 2018 Kasım ayında  www.edefter.gov.tr adresinde yayımlanan duyuruda; e-defter kullanıcılarının 2019/Ocak döneminden başlamak üzere aylık dönemler halinde ve aynı sürede (İlgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar) berat dosyalarının yanı sıra Defter Raporu Beratının da Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi gerektiği bildirilmiştir.Bu kapsamda yayımlanan duyuruda uyumlu yazılım firmalarının, 31.12.2018 tarihine kadar Defter Raporu Beratı testlerini tamamlamaları gerektiği belirtilmiştir.

12.12.2018

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

GÜNDEM