Diğer Yazılarını Görmek İçin Tıklayın İş Seyahatlerine İlişkin Masrafların Vergi...(26/04/2008) Takvim Yılından Sonra Gelen Belgelerin...(22/01/2008)

İŞ SEYAHATLERİNE İLİŞKİN MASRAFLARIN VERGİ KANUNLARI KARŞISINDAKİ DURUMU VE GİDERLEŞTİRME YÖNTEMLERİ

Tarih: 26.04.2008

1. GİRİŞ

Bilindiği gibi işle ilgili seyahat ve konaklama giderleri GVK’nun 40/4 maddesinde, harcırah uygulaması ise GVK’nun 24/2. maddesinde düzenlenmiştir.

40. maddeye göre; “İşle ilgili ve yapılan işin ehemmiyeti ve genişliği ile mütenasip seyahat ve ikamet giderleri (Seyahat maksadının gerektirdiği süreyle orantılı olmak şartıyla)” gider olarak kabul edilmektedir.

24. maddeye göre; “Harcırah Kanunu kapsamı dışında kalan müesseseler tarafından idare meclisi başkan ve üyeleri ile denetçilerine, tasfiye memurlarına ve hizmet erbabına (sözleşmeli personel dahil) verilen gerçek yol giderlerinin tamamı ile yemek ve yatmak giderlerine karşılık verilen gündelikler” gelir vergisinden istisna tutulmuştur. Verilen gündelikler aynı seviyedeki Devlet memurlarına verilen gündeliklerden fazla ise veya devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşarsa, aradaki fark ücret olarak vergiye tabi tutulur.

İş seyahatine giden şahıs; firmanın ücretli personeli olabileceği gibi şirketin yönetim kurulu başkanı, üyesi veya denetçisi de olabilir. (Şirket dışından birisinin iş seyahatine gönderilmesi halinde gerçek ve belgeli masraflarının karşılanması mümkün ancak harcırah verilmesi mümkün değildir.)
 

2. SEYAHAT GİDERLERİ

Kanun maddelerinden de anlaşılacağı üzere; gerek yurtiçi, gerekse yurtdışı olsun yapılan seyahatlerin; işle ilgili olması, işin ve firmanın önem ve genişliği ile orantılı olması, süresinin amacın gerektirdiği süreyi aşmaması gerekmektedir.

İş seyahati ile ilgili giderleri iki grupta toplayabiliriz;

1-Yol giderleri

Yol gideri deyimi, genel olarak bir görevin yapılması amacıyla bulundukları yerden başka bir yere sürekli veya geçici görevle gönderilen personelin yolculuk edeceği taşıt araçlarına ödeyeceği ücretleri ifade eder. Ayrıca aşağıda sayılan giderler de “yol gideri” olarak kabul edilmektedir:

- Kendi özel otomobili ile seyahat edenlere müstahak oldukları taşıt ücreti kadar ödenen otomobilin yakıt gideri, bedelin belgelendirilmesi şartıyla gider olarak kabul edilir.

- Tarifeler gereğince bilet ücretinden iskonto yapılması halinde yol gideri fiilen ödenen ücrete göre hesaplanır.

- Biletin yemeksiz olarak alınması mümkün olmayan bir vasıta ile seyahatte, bilet bedeline dahil yemek bedeli de yol gideri olarak kabul edilir.

- Hamal ve bagaj giderleri de yol gideri olarak kabul edilir.

2-Konaklama ve yemek giderleri

Personelin; otel, pansiyon vb. yerlerdeki konaklama giderleri ile yeme, içme giderlerinden oluşmaktadır.
 

3. GİDERLEŞTİRME YÖNTEMLERİ

Firmalar iş seyahatine gönderdiği personeli için “gerçek gider” veya “harcırah” yöntemlerinden birisini seçebilirler. Ancak aynı seyahat içerisinde iki yöntemin bir arada kullanılması mümkün değildir.

1. Gerçek Gider Yöntemi:

Bu yöntemde, iş seyahatine giden personelin yapmış olduğu seyahat, konaklama ve yemek giderleri belgeye dayalı olarak gerçek tutarları üzerinden gider yazılır. Yurtiçinden edinilen belgelerde gösterilen KDV tutarı da indirim olarak kayıtlara alınır. Yurtdışından temin edilen belgelerde ise, KDV (VAT) açıkça gösterilmiş olsa bile toplam tutar gider olarak dikkate alınır, KDV indirilmez.

            İş seyahati dönüşü personelin bir seyahat bordrosu düzenlemesi ve seyahate ilişkin belgeleri bu bordroya eklemesi yerinde olacaktır. Bordroda mutlaka seyahatin nereye ve hangi amaçla yapıldığı, süresi yazılmalıdır (EK-1).

Bu yöntemde dikkat edilmesi gereken nokta, personele ayrıca harcırah ödemesi yapılmamasıdır. Eğer gerçek giderlerin karşılanmasına rağmen harcırah ödeniyorsa ödenen harcırah tutarının ücrete ilave edilerek vergilendirilmesi gerekmektedir.

ÖRNEK - 1

Merkezi İstanbul’da kurulu bulunan (A) şirketi, 4 günlük iş seyahati nedeniyle personeline, yeme ve yatma giderleri karşılığında 250,00 YTL, gerçek yol giderleri karşılığında ise 100,00 YTL olmak üzere toplam 350,00 YTL nakden ödeme yapmıştır. (Harcamalara ait belgeler işverene sunulmuştur.).

Buna göre, şirket personeline gerçek yol giderleri karşılığında ödenen 100,00 YTL ile “yeme ve yatma” giderleri karşılığında ödenen 250,00 YTL’nin (personelin belgeyi işverenine ibraz etmesi şartıyla) tamamının söz konusu harcırah gündeliği ile gerçek yol giderlerinin herhangi bir kıyaslamaya tabi tutulmaksızın tamamının vergiden istisna edilerek gider yazılması gerekecektir.

ÖRNEK – 2

Adana’da yerleşik bulunan (B) Şirketi, 2.500,00 YTL brüt maaş alan personelini üç günlük süreyle iş seyahati için İstanbul’a göndermiş ve kendisine 200,00 YTL avans ödemiştir. Seyahat dönüşü getirilen yemek ve yatma giderlerine ait faturalar KDV hariç 220,00 YTL olup, bu belgeler üzerinde ayrıca 39,60 YTL KDV yer almıştır.
 

2. Harcırah Yöntemi:

Harcırah yönteminde, iş seyahatine gönderilen personelin belgeye dayanan gerçek yol giderlerinin karşılanmasının yanında yemek ve yatma giderlerine karşılık olmak üzere kanunla belirlenen tutarları aşmamak koşuluyla harcırah ödemesi yapılır. Yapılan harcırah ödemesi üzerinden damga vergisi hesaplanır.

Bu yöntemde de iş seyahati dönüşü personelin bir harcırah bordrosu düzenleyerek ulaşım belgelerini bu bordroya eklemesi ve harcırah hesaplamasının ayrıntılı bir şekilde gösterilmesi gerekmektedir. Ayrıca bordroda seyahatin nerelere yapıldığı kaç gün sürdüğü seyahat maksadı vb. bilgiler açıklanmalıdır (EK-2).

Seyahatin yurtiçi veya yurtdışı olması ve gidilen ülkeler, harcırah uygulaması açısından önem arz etmektedir.

a) Yurtiçi Harcırah:

Vergiden istisna edilen yurtiçi harcırah tutarları Bütçe Kanunu ile belirlenmektedir.

01 Ocak 2008 tarihinden itibaren ticari faaliyetle ilgili olmak koşuluyla gerçekleştirilecek yurtiçi seyahatlerde uygulanacak gelir vergisinden istisna günlük harcırah tutarları ücret dilimlerine göre aşağıdaki gibidir:

Brüt Aylık Tutarı	Gelir Vergisinden İstisna Gündelik Tutarı   (YTL)
1.122,95 ve fazlası	35,00
1.114,04 - 1.122,94	29,50
1.005,17 - 1.114,03	26,50
865,88 - 1.005,16	24,00
698,11 - 865,87	21,50
698,10 ve daha aşağısı	20,50

 

Yukarıdaki tutarlardan fazla harcırah ödenmesi durumunda fazla olan kısmın ücret olarak gelir ve damga vergisine tabi tutulması gerekmektedir.

 

		GELİR VERGİSİ (Stopaj)		DV (Stopaj)		SSK  PRİMİ
Harcırahlar (GVK Md: 40/4 - 24/2)
Yol  (Taşıt Bileti) Giderleri	:	-		-		-
Yeme ve Yatma Yeri Temini	:	-		-		-
Harcırah Gündeliği  (Limit dâhili)	:	-		+		-
Harcırah Gündeliği (Limiti Aşan Kısım)	:	+		+		-

 

ÖRNEK – 3

Merkezi İzmir’de bulunan (C) A.Ş’nde çalışan ve 3.000,00 YTL brüt maaş alan işletme müdürü, iş seyahati nedeniyle 5 günlüğüne İstanbul’a görevlendirilmiş ve bu görevi karşılığı her gün için 40,00 YTL gündelik ödenmiştir. İşletme müdürü seyahat bordrosunu aşağıdaki şekilde düzenleyerek işletmeye beyan etmiştir.

 

b) Yurtdışı Harcırah: 

01.01.2008 tarihinden geçerli olan gelir vergisinden istisna günlük yurtdışı harcırahların ücret seviyelerine ve ülkelere göre tutarları aşağıdaki gibidir. Öncelikle, yurtdışı iş seyahatini gerçekleştirecek kişinin brüt aylık ücretine göre tabi olduğu grup tespit edilecek ve daha sonra ikinci tablodan da seyahatin gerçekleştirildiği ülkeye verilecek bir günlük harcırah tutarı tespit edilecektir. 

Yurt dışı gündeliklere karşılık gelen gelir dilimleri tablosu

Gelir grubu	Gelir Dilimleri (Brüt aylık Tutarı  YTL)
I	1.122,95 ve fazlası
II	1.114,04 - 1.122,94
III	1.005,17 - 1.114,03
IV	865,88 - 1.005,16
V	698,11 - 865,87

 

 

 

 

Ülkelere göre, 01 Ocak 2008 tarihinden itibaren Gelir Vergisinden istisna  yurtdışı gündelik tutarları tablosu
 

BRÜT AYLIK TUTARLARI (YTL)
Gidilen Ülke Para Birimleri	I. Grup	II. Grup	III. Grup	IV. Grup	V. Grup
A.B.D (A.B.D. Doları)	177	139	111	107	90

Almanya (Euro)	159	125	100	96	81
Avustralya (Avustralya Doları)	275	216	172	166	139
Avusturya (Euro)	161	126	101	97	82
Belçika (Euro)	156	122	98	94	79
Danimarka (Danimarka Kronu)	1202	941	753	724	609
Finlandiya (Euro)	144	113	90	87	72
Fransa (Euro)	155	121	97	93	79
Hollanda (Euro)	151	119	95	91	78
İngiltere (Sterlin)	112	87	70	67	57
İrlanda (Euro)	150	118	94	91	76
İspanya (Euro)	153	120	96	92	78
İsveç (İsveç Kronu)	1319	1033	826	795	667
İsviçre (İsviçre Frangı)	275	215	172	166	139
İtalya (Euro)	148	116	93	89	75
Japonya (Japon Yeni)	30.490	23.930	19.160	18.350	15.450
Kanada (Kanada Doları)	237	186	149	143	121
Kuveyt (Kuveyt Dinarı)	49	38	31	30	24
Lüksemburg (Euro)	156	122	98	94	80
Norveç (Norveç Kronu)	1.158	907	726	698	586
Portekiz (Euro)	150	118	94	90	76
Suudi Arabistan (Suudi A Riyali)	599	469	376	361	304
Yunanistan (Euro)	153	120	96	92	78
Diğer  A.B Ülkeleri (Euro)	123	96	77	74	63
Diğer Ülkeler (ABD Doları)	152	119	95	92	78

 

05.04.2007 tarihli ve 26484 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Bakanlar Kurulu’nun 2007/11912 sayılı kararı içinde yer alan “Yurtdışı Gündeliklerine Dair Karar” gereği;

Harcırah için avans verilecek ise; avansın Yeni Türk Lirası cinsinden tutarı, yabancı para cinsinden avans miktarının tahakkuk tarihindeki Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası’nca ilan edilen efektif satış kuruyla çarpılması suretiyle bulunur. Avansın mahsup işlemlerinde ise döviz satım belgesinde gösterilen tarihteki Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası’nca ilan edilen efektif satış kuru esas alınır.

Harcırah için avans verilmemiş ise; yurtdışı gündeliklerinin Yeni Türk Lirası cinsinden tutarı, yabancı para cinsinden gündelik miktarının beyanname düzenleme tarihindeki Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası’nca ilan edilen döviz satış kuruyla çarpılması suretiyle bulunur.

Harcırah uygulamasında yurtdışı seyahatin ilk 10 gününde yukarıdaki tutarlar 1,5 kat olarak dikkate alınır. Seyahatin ilk 10 günü ile sınırlı olmak koşulu ile belgeli konaklama gideri eğer günlük artırımlı harcırah tutarının %40’ından fazla ise, fazla olan kısmın %70’i vergiden müstesna harcırah tutarına ilave edilir. Ancak ilave edilen bu tutar, vergiden istisna gündelik tutarının; aylık seviyesi 1.114,04 YTL’sını aşanlar için %100’ünden, diğerleri için %70’inden fazla olamaz.

Birden fazla ülkeyi kapsayacak yurtdışı iş seyahatlerinde, her ülkedeki kalış süresi için o ülkeye ilişkin gündelik miktarı esas alınır.

 

ÖRNEK - 4

Merkezi İstanbul’da bulunan turizm şirketinin, işlerinin takibi için 15 günlüğüne ABD’ne görevli olarak göndereceği personeline ödenecek harcırah gündeliğinin istisna tutarının hesaplanması aşağıdaki şekilde olacaktır.

 

ÖRNEK - 5

(D) Turizm şirketi, İngiltere’ye turizm bağlantısı yapmak üzere 15 günlüğüne personelini geçici görevle görevlendirmiştir. Bu personelin; yatacak yer temini için ödediği günlük 100 Sterlin ücreti fatura ile belgelendirmesi durumunda, yurtdışı gündeliğinin istisna tutarı aşağıdaki şekilde hesaplanması gerekecektir.

 

 

4. YURTDIŞI GÜNDELİKLERİNE DAİR KARAR’A EKLİ ÇETVELDE YER ALMAYAN ÜLKELERDE GÖREVLENDİRİLENLERDE HARCIRAH İSTİSNASI

05.04.2007 tarihli ve 26484 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2007/11912 sayılı “Yurtdışı Gündeliklerine Dair Karar” ekinde yer alan “Yurtdışı Gündeliklerinin Hesaplanmasında Esas Alınacak Cetvel”de yer almayan ülkelerde (Bağımsız Türk Devletleri, Rusya, Nijerya, Tayland gibi) görevlendirilen personele ödenecek harcırah tutarının istisna edilmesinde, “Diğer ülkeler (ABD Dolar)”ın esas alınması gerekecektir.
 

5. SONUÇ

Firmalar, yurtdışına çıkan personelinden, seyahat süresince yapılan harcamalara ait fatura vb. belgeleri ibraz etmesini isteyerek, bu belge toplamlarını “istisna” tutarı ile karşılaştırdıktan sonra “gerçek gider” veya “harcırah” yöntemlerinden firma lehine olanı seçebilirler.

 

 
 

 

EK-1 Gerçek gider yönteminin seçilmesi halinde ise gider kaydı yapılacak tüm belgeler için aşağıdaki şekilde bir tablo oluşturulması faydalı olacaktır.

 

Seyahate Çıkan  :

Görevi          :

Ülke            :

Çıkış Tarihi    :